Je koppelt bol.com aan je boekhouding op twee manieren. De eerste is een kant-en-klare koppeltool die je bol-verkoopaccount verbindt met je boekhoudpakket. De tweede is een eigen koppeling op de officiële Retailer API van bol. Voor bijna elke zzp'er en mkb-webwinkel is de koppeltool de juiste keuze: hij staat snel, is goedkoop en zet bestellingen, commissie, verzendkosten en retouren automatisch in je administratie. Een koppeling aanzetten is wel iets anders dan een kloppende boekhouding. Hieronder lees je hoe je de koppeling instelt, wat hij per uitbetaling moet boeken en waar het in de praktijk misgaat, vooral bij de btw.
TL;DR
- Kies een koppeltool die als integratiepartner bij bol.com bekendstaat. Die heb je meestal binnen een paar minuten aan de praat en hij kost vaak minder dan € 100 per jaar voor een kleine webwinkel.
- Boek een bol-uitbetaling nooit als omzet. In het bedrag zitten omzet, commissie, verzendkosten en retouren door elkaar, en elk onderdeel hoort op een eigen grootboekrekening met de juiste btw-code.
- Je geeft toegang met API-sleutels (client credentials) of met de nieuwere route via 'authorized parties', waarbij je in je verkoopportaal toestemming geeft.
- Verkoop je aan particulieren in België of andere EU-landen, dan heb je vaak met buitenlandse btw en de OSS-regeling te maken. Je koppeling moet per land de juiste btw-code boeken.
- Controleer de eerste maand na het koppelen handmatig of de uitbetaling op je bankrekening precies aansluit op de boekingen.
Inhoudsopgave
- Waarom je bol-verkopen niet met de hand wilt boeken
- De drie manieren om bol.com aan je administratie te koppelen
- Zo koppel je je bol-account in zes stappen
- Wat een goede koppeling per uitbetaling boekt
- Btw bij verkoop in België en andere EU-landen
- Meerdere verkoopaccounts in één administratie
- Welk boekhoudpakket past bij verkopen via bol.com?
- Onze kijk: de koppeling is het begin, niet het eindpunt
- Liever niet zelf instellen en controleren?
- Veelgestelde vragen
- Bronnen
Waarom je bol-verkopen niet met de hand wilt boeken
Bol.com bewaart alles in het verkoopportaal. Een bestelling is per artikel opgesplitst. Wat op je bankrekening binnenkomt is een verzamelbetaling waarvan commissie, verzendkosten en soms retouren al zijn afgetrokken. Wie dat netto bedrag als omzet boekt, maakt drie fouten tegelijk:
- Je omzet is te laag. Je hebt meer verkocht dan er binnenkwam, dus je btw-aangifte klopt niet.
- Je kosten zijn onzichtbaar. Commissie en verzendkosten zijn echte bedrijfskosten, en op de facturen die je van bol krijgt staat btw die je kunt terugvragen. Verdwijnen die kosten in een netto bedrag, dan laat je voorbelasting liggen.
- Je marge is een gok. Zonder losse kostenregels zie je niet welke producten na commissie en verzending nog iets opleveren.
Bij tien bestellingen per maand houd je het met een spreadsheet nog bij. Bij honderd of meer, met retouren en verkoop in België erbij, lukt dat niet meer foutloos. Bol.com zegt het zelf ook: op het partnerplatform staat dat automatiseren via een koppeling handmatige fouten vermindert en voorraad, prijzen en orderstatussen gelijk houdt. Dat telt mee voor je servicenormen. Voor je boekhouding is het belangrijkste voordeel dat elke euro op de juiste plek komt.
De drie manieren om bol.com aan je administratie te koppelen
Grofweg heb je drie routes. De tabel zet ze naast elkaar.
| Koppeltool (integratiepartner) | Eigen koppeling via de Retailer API | Handmatig of via export | |
|---|---|---|---|
| Voor wie | Zzp'ers en mkb-webwinkels met een gangbaar boekhoudpakket | Grotere verkopers met een eigen ontwikkelaar of een ERP-systeem | Starters met heel weinig bestellingen |
| Opzettijd | Vaak binnen enkele minuten | Weken ontwikkelwerk | Geen, maar elke maand opnieuw werk |
| Kosten | Abonnement, meestal per aantal transacties | Ontwikkeling en onderhoud | Je eigen tijd |
| Foutgevoeligheid | Laag, mits goed ingesteld | Afhankelijk van de bouw | Hoog bij groei |
| Onderhoud bij API-wijzigingen | Door de leverancier | Door jezelf | n.v.t. |
Volgens het partnerplatform van bol.com beginnen de tarieven van koppeltools vaak rond de € 72 per jaar voor maximaal 250 transacties en lopen ze op tot € 170 of meer bij meer dan 1.000 transacties per jaar. Een koppeling die het hele jaar meeloopt kost dus minder dan één middag uitzoekwerk door een boekhouder.
Let bij het kiezen van een koppeltool op deze punten:
- Ondersteuning van jouw boekhoudpakket. Veel tools werken met de bekende online pakketten, waaronder Yuki en Exact Online. Controleer of jouw pakket echt als koppeling wordt genoemd. Een CSV-export telt niet.
- Wat er doorkomt. Alleen verkopen, of ook commissie, verzendkosten, retouren en de uitbetaling zelf? Een tool die alleen omzet doorzet, lost maar de helft van het probleem op.
- Facturen of boekingen. Sommige tools maken per bestelling een verkoopfactuur aan, andere zetten een verzamelboeking per dag of per periode door. Bij veel kleine bestellingen houdt een verzamelboeking je administratie overzichtelijker.
- Btw per land. Verkoop je ook in België, dan moet de tool een Belgische bestelling met een andere btw-code kunnen boeken dan een Nederlandse.
- Meerdere verkoopaccounts. Heb je een tweede account, dan wil je beide in dezelfde administratie zien, liefst met een herkenbare kostenplaats per account.
Zo koppel je je bol-account in zes stappen
De precieze schermen verschillen per koppeltool. De volgorde is bijna altijd deze.
- Regel toegang tot je bol-gegevens. Bol.com kent twee manieren van autorisatie. Bij de klassieke route maak je in je verkoopaccount client credentials aan, een set API-sleutels die je in de koppeltool plakt. Bij de nieuwere route via 'authorized parties' geef je de softwarepartij in je verkoopportaal zelf toestemming, één keer per jaar, en hoef je geen sleutels te beheren. Behandel API-sleutels als een wachtwoord: niet mailen, niet delen in een chat.
- Verbind de tool met je boekhoudpakket. Je logt in bij je pakket vanuit de koppeltool en geeft de koppeling toestemming om boekingen aan te maken.
- Wijs grootboekrekeningen toe. Dit is de belangrijkste stap en de stap die het vaakst wordt overgeslagen. Kies per stroom een rekening: omzet Nederland, omzet België, commissie, verzendkosten, retouren en een tussenrekening voor bol-uitbetalingen. Kies je hier de standaardinstellingen, dan komt alles op één hoop.
- Stel btw-codes in. Omzet in Nederland met het Nederlandse tarief, de commissiefacturen van bol met voorbelasting, en verkoop aan particulieren in een ander EU-land met de code die bij jouw situatie past (zie hieronder).
- Kies een startdatum. Laat de koppeling beginnen bij een afgesloten periode, bijvoorbeeld de eerste dag van een kwartaal. Zo voorkom je dat bestellingen dubbel in je administratie komen die je al met de hand had geboekt.
- Controleer de eerste uitbetaling. Leg de boekingen van een volledige uitbetaling naast het bedrag op je bankafschrift. Omzet min commissie min verzendkosten min retouren moet op de cent uitkomen. Komt het uit, dan sluit je de tussenrekening af en kun je de rest aan de koppeling overlaten. Hoe je de bankkant automatiseert, lees je in onze uitleg over een bankkoppeling in je boekhoudsoftware.
Wat een goede koppeling per uitbetaling boekt
Een bol-uitbetaling is een optelsom. Een goede koppeling haalt die uit elkaar, zodat de banktransactie meteen aansluit op je grootboek.
| Onderdeel | Waar het hoort | Btw-behandeling |
|---|---|---|
| Brutoverkoop per bestelling | Omzet, per land gesplitst | Btw over de volledige verkoopprijs |
| Commissie van bol | Kosten verkoopkanaal | Voorbelasting op de factuur van bol |
| Verzend- en pick-and-packkosten | Verzend- of logistieke kosten | Voorbelasting |
| Retouren en terugbetalingen | Correctie op omzet (creditboeking) | Btw corrigeren in dezelfde lijn als de omzet |
| Compensaties en correcties | Overige opbrengsten of kosten | Afhankelijk van het soort correctie |
| Netto uitbetaling | Tussenrekening bol, weggeboekt tegen de bank | Geen |
De tussenrekening doet hier het werk. Alle bol-boekingen komen erop binnen, de uitbetaling gaat eraf. Staat de rekening na elke uitbetaling op nul, dan weet je dat de koppeling klopt. Blijft er een saldo staan, dan mist er een retour, een correctie of een factuur van bol. Dat zie je dan direct, en niet pas bij de jaarafsluiting.
Drie dingen doet een koppeling meestal niet voor je:
- Inkoop en voorraad boeken. De koppeling ziet wat je verkoopt, niet wat je bij je leverancier hebt betaald. Inkoopfacturen boek je los, liefst met een automatische factuurherkenning in je pakket.
- Advertentiekosten verwerken. Afhankelijk van de tool komen de facturen voor gesponsorde producten wel of niet mee. Controleer dit.
- Btw-keuzes maken. De koppeling boekt wat jij instelt. Is je btw-code voor België verkeerd, dan is hij voor elke Belgische bestelling verkeerd.
Btw bij verkoop in België en andere EU-landen
Bol.com laat je met één verkoopaccount in Nederland en België verkopen. Via de instelling voor verkooplocaties kies je of je alleen in Nederland, alleen in België of in beide landen verkoopt. Voor je boekhouding betekent een vinkje bij België dat je buitenlandse omzet krijgt, met eigen btw-regels.
Verkoop je goederen aan particulieren in andere EU-landen, dan moet je in veel gevallen de btw van het land van de klant rekenen. De Belastingdienst legt uit dat je die buitenlandse btw via de Unieregeling van het éénloketsysteem (OSS) per kwartaal in één aangifte kunt doen en betalen. Je hoeft je dan niet in elk land apart te registreren. Er hoort wel een verplichting bij: je bewaart in je administratie alle gegevens die andere EU-landen nodig hebben om je aangifte te controleren.
Wat dat voor je koppeling betekent:
- Belgische bestellingen moeten op een eigen omzetrekening komen, met een btw-code die bij de OSS-aangifte hoort en niet in je gewone Nederlandse aangifte belandt.
- De koppeling moet per bestelling het land van levering bewaren. Dat is het bewijs dat je bij een controle nodig hebt.
- Of je onder de drempel blijft en met Nederlandse btw mag blijven rekenen, of al buitenlandse btw moet rekenen, hangt af van je totale verkoop aan particulieren in de EU. Twijfel je, laat het dan voor je eerste kwartaalaangifte uitrekenen door je boekhouder. Een verkeerde keuze werkt door in elke bestelling en is achteraf veel werk om te herstellen.
We hebben de regels uitgebreider beschreven in onze artikelen over btw-regels voor e-commerce en de OSS-regeling voor webshops.
Wil je verder dan Nederland en België, bijvoorbeeld naar Duitsland? Volgens bol.com kun je je als partner voor andere EU-landen op dit moment alleen aanmelden na een uitnodiging van bol.com of via geselecteerde integrators en bureaus. Komt die stap, regel dan eerst de btw-kant en daarna pas de koppeling.
Meerdere verkoopaccounts in één administratie
Sommige verkopers openen een tweede verkoopaccount, bijvoorbeeld om voorraad, prijs en levertijd voor Nederland en België helemaal los te beheren. Dat mag. Volgens bol.com doorloop je voor een extra verkoopaccount dezelfde aanmeldstappen als voor je eerste account, en moet elk account aan de voorwaarden voldoen.
Twee dingen om te weten:
- Fiscaal blijft het één onderneming. Beide accounts horen bij hetzelfde KvK-nummer en komen in dezelfde btw-aangifte. Koppel ze allebei aan dezelfde administratie en gebruik een kostenplaats of een eigen omzetrekening per account, zodat je het verschil in marge kunt zien.
- Een extra account is geen ontsnappingsroute. Bol.com schrijft dat het bij de beleidsovertreding ontduiken van servicenormen punten mag aftrekken op alle accounts die aan hetzelfde KvK-nummer hangen. Een slimme koppeling verandert daar niets aan.
Welk boekhoudpakket past bij verkopen via bol.com?
De beste koppeling helpt niet veel als je pakket de stroom niet aankan. Kijk naar deze punten:
- Een vaste koppeling met minstens één bekende koppeltool, zodat je niet afhankelijk bent van exports.
- Btw-codes voor buitenlandse verkoop en OSS, inclusief rapportages per land.
- Een bankkoppeling, zodat de bol-uitbetaling automatisch binnenkomt en tegen de tussenrekening kan worden weggeboekt.
- Kostenplaatsen of projecten, om meerdere verkoopkanalen of accounts uit elkaar te houden.
- Toegang voor je boekhouder, zodat die kan meekijken zonder dat jullie bestanden heen en weer mailen.
Wij werken met Yuki en Exact Online. Allebei kunnen ze grote aantallen transacties aan en ondersteunen ze automatische verwerking. Begin je net en wil je eerst de basis snappen, lees dan boekhouden uitgelegd voor zzp en mkb of ons stappenplan voor je boekhouding.
Onze kijk: de koppeling is het begin, niet het eindpunt
Sinds 2014 verzorgen we vanuit Amsterdam en Haarlem de administratie van zzp'ers en mkb-ondernemers, ook in e-commerce en detailhandel. Bij webwinkels die via bol.com verkopen zien we steeds hetzelfde patroon. De koppeling staat, de verkopen lopen binnen, en de ondernemer denkt dat de boekhouding geregeld is. Bij de eerste kwartaalaangifte blijkt dan dat Belgische omzet met Nederlandse btw is geboekt, dat de commissiefacturen nooit als kosten zijn verwerkt, of dat de tussenrekening al maanden een saldo heeft dat niemand kan verklaren.
Volgens ons is een koppeling een rekenmachine en geen boekhouder. Hij rekent precies wat je hem opdraagt. Daarom besteden we de meeste tijd aan de inrichting: welke grootboekrekening voor welke stroom, welke btw-code voor welk land, en hoe de uitbetaling sluitend wordt weggeboekt. Als dat één keer goed staat, loopt de rest bijna vanzelf. Dan heb je elke maand cijfers waar je op kunt sturen: wat een product na commissie en verzending echt oplevert, en of verkopen in België de extra btw-administratie waard is.
Onze les na al die jaren: controleer de eerste uitbetaling met de hand, laat de btw-instellingen voor het buitenland nakijken voordat je je eerste aangifte doet, en kijk elk kwartaal of de tussenrekening op nul staat. Wie die drie dingen doet, heeft met bol.com een voorspelbaar verkoopkanaal in plaats van een boekhoudkundig zwart gat.
— Smartzzp
Liever niet zelf instellen en controleren?
Wil je de koppeling wel, maar het uitzoekwerk eromheen niet? Wij nemen je boekhouding en btw-aangiftes over, in Yuki of Exact Online. Je krijgt een vaste boekhouder die je bol-boekingen controleert en je cijfers zijn altijd in te zien via de app of het dashboard. Je betaalt een vaste maandprijs zonder verrassingen: SmartZZP Start vanaf € 80 per maand, Groei vanaf € 125, Plus vanaf € 175 en Pro vanaf € 225 per maand. Bekijk de pakketten op smartzzp.nl of lees meer over onze btw-aangifte voor ondernemers.
Veelgestelde vragen
Wat kost het om bol.com aan mijn boekhouding te koppelen?
Dat hangt af van het aantal transacties. Volgens het partnerplatform van bol.com beginnen koppeltools vaak rond de € 72 per jaar tot 250 transacties en lopen ze op tot € 170 of meer boven de 1.000 transacties. Daarbovenop komen de kosten van je boekhoudpakket en eventueel je boekhouder.
Kan ik met bol.com ook in het buitenland verkopen?
Met één verkoopaccount kun je in Nederland en België verkopen. Voor andere EU-landen, zoals Duitsland, kun je je op dit moment alleen aanmelden na een uitnodiging van bol.com of via geselecteerde integrators. Verkoop je aan particulieren buiten Nederland, kijk dan ook naar de OSS-regeling voor de btw.
Mag ik meerdere bol.com-verkoopaccounts hebben?
Ja, een extra verkoopaccount mag, bijvoorbeeld om Nederland en België los te beheren. Elk account moet wel aan de voorwaarden van bol.com voldoen, en sancties voor het ontduiken van servicenormen kunnen gelden voor alle accounts onder hetzelfde KvK-nummer. In je boekhouding komen beide accounts in één administratie en één btw-aangifte.
Moet ik de uitbetaling van bol.com als omzet boeken?
Nee. De uitbetaling is het bedrag na aftrek van commissie, verzendkosten en retouren. Boek de brutoverkoop als omzet en commissie en verzending als kosten, en laat de uitbetaling via een tussenrekening aansluiten op je bank. Dan klopt je btw-aangifte en zie je je echte marge.
Werkt een bol.com-koppeling met Yuki en Exact Online?
Ja, beide pakketten zijn via koppeltools aan bol.com te verbinden. Controleer bij de tool die je kiest of hij naast verkopen ook commissie, verzendkosten en retouren doorzet, en of hij btw-codes per land ondersteunt.
Bronnen
- Bol.com Partnerplatform: automatiseren
- Bol.com Partnerplatform: integratiepartner en tarieven
- Bol.com Partnerplatform: toegang krijgen met API client credentials
- Bol.com Partnerplatform: verkooplocaties instellen
- Bol.com Partnerplatform: aanmeldproces voor Europese partners
- Bol.com Partnerplatform: extra verkoopaccount
- Bol.com Partnerplatform: ontduiken servicenormen
- Belastingdienst: afstandsverkopen en diensten aan particulieren in andere EU-landen