Je kunt Exact Online zó inrichten dat je binnen enkele uren een werkende basisadministratie hebt: maak de administratie aan, stel 2FA in en autoriseer de bankkoppeling. Dit zijn de drie stappen die prioriteit krijgen, in die volgorde. Werk je dit zelfstandig af, dan ben je doorgaans twee tot vier uur bezig. Laat je een administratiekantoor meekijken, dan is de basis vaak binnen één dagdeel klaar.
De eerste acties zijn simpel maar bepalend voor alles wat volgt:
- Administratie aanmaken met correcte KvK-gegevens, rechtsvorm en boekjaar
- Tweestapsverificatie instellen vóórdat je verder gaat met stamgegevens
- Bankkoppeling autoriseren via PSD2 zodat transacties automatisch binnenkomen
Pro-tip: Onderschat de volgorde niet. Wie eerst grootboekrekeningen gaat aanpassen zonder 2FA en bankkoppeling vast te leggen, doet dubbel werk zodra er iets misgaat met toegang of autorisatie.
Twijfel je of je dit zelf voor elkaar krijgt, of heb je gewoon geen tijd? Dan is uitbesteden aan een administratiekantoor zoals Smart ZZP een reëel alternatief, zeker als je meteen goed wilt starten zonder achteraf te corrigeren.
Belangrijkste inzichten
Een werkende basisinrichting van Exact Online staat of valt met de volgorde: eerst administratie en 2FA, dan stamgegevens, dan pas bankkoppeling en automatisering.
| Punt | Details |
|---|---|
| Tijdsinschatting | Zelfstandig kost de basisinrichting twee tot vier uur, met begeleiding vaak een dagdeel. |
| Start met template | Gebruik de standaardinrichting om grootboekrekeningen en btw-codes vooraf in te vullen. |
| 2FA eerst regelen | Stel tweestapsverificatie en herstelcodes in vóórdat je andere instellingen aanpast. |
| Bankkoppeling bewaken | Autoriseer PSD2 en herbevestig elke 180 dagen om koppelingen actief te houden. |
| Professionele hulp | Smart ZZP begeleidt de volledige inrichting inclusief stamgegevens en accountanttoegang. |
Inhoudsopgave
- Exact Online inrichten: stappenplan voor de basisinrichting
- Stamgegevens en grootboek: wat je meteen goed moet zetten
- Hoe werkt de PSD2-bankkoppeling in Exact Online?
- Waarom is 2FA verplicht en hoe regel je gebruikersrechten?
- Samenwerken met een administratiekantoor: hoe verloopt dat in de praktijk
- Checklist: welke fouten kosten je achteraf de meeste tijd?
- Wat de conventionele adviezen over het hoofd zien
- Hulp nodig bij het inrichten van je administratie?
- Bronnen
- Veelgestelde vragen
Exact Online inrichten: stappenplan voor de basisinrichting
Een goede basisinrichting volgt een vaste volgorde. Sla je een stap over, dan loop je later vast op iets dat eigenlijk in vijf minuten geregeld was.
- Administratie aanmaken. Vul direct je KvK-nummer, rechtsvorm en boekjaar in. Kies meteen de juiste btw-periode (maand of kwartaal) want dit is later lastig te wijzigen zonder gedoe.
- Kies een standaardinrichting. Exact adviseert te starten met een template zoals 'commercieel bedrijf' in plaats van alles handmatig op te bouwen. Dat bespaart uren aan configuratie van grootboekrekeningen en btw-codes.
- Stel 2FA in. Koppel een authenticator-app zoals Google Authenticator of Microsoft Authenticator en leg meteen je herstelprocedure vast. Doe dit vóórdat je verder gaat met andere instellingen.
- Autoriseer de bankkoppeling. Kies voor een native PSD2-koppeling als je bank dit ondersteunt. Werkt dat niet, dan is een MT940-import een prima tijdelijke oplossing.
- Nodig je accountant uit. Ken de juiste rechten toe, zodat die kan meekijken zonder dat je zelf alles hoeft door te sturen.
Pro-tip: Begin nooit met de bankkoppeling voordat je boekjaar en btw-periode goed staan. Transacties die binnenkomen op een verkeerd ingestelde periode moet je later handmatig verplaatsen, en dat kost meer tijd dan de vijf minuten die je nu bespaart.
Wie een webshop runt, doet er goed aan de inrichting meteen af te stemmen op de koppeling met het verkoopkanaal. Een partij als Ecomtrada helpt e-commerce ondernemers hun verkoopdata te laten aansluiten op een schaalbare administratie.
Stamgegevens en grootboek: wat je meteen goed moet zetten
Stamgegevens zijn het fundament van je administratie. Fouten hier stapelen zich op zodra je gaat automatiseren.
- Grootboekrekeningen koppelen aan btw-codes. Elke rekening moet naar het juiste vak van de btw-aangifte wijzen. Een verkeerde koppeling duikt vaak pas op bij de eerste aangifte, als het te laat is om het rustig te corrigeren.
- Relaties en artikelen invoeren of importeren. Heb je al een klantenbestand in Excel of een ander pakket? Importeer dit in bulk in plaats van één voor één handmatig in te voeren.
- Standaardinrichting versus maatwerk. Gebruik de standaardtemplate als startpunt, maar pas rekeningen handmatig aan zodra je sector afwijkende posten kent, denk aan horeca met specifieke btw-tarieven of transport met kilometervergoedingen.
Wie hier zorgvuldig is, profiteert daar later van. Automatische aflettering en rapportages werken pas betrouwbaar als grootboek en btw-codes vanaf dag één kloppen. Correcties achteraf in een lopend boekjaar kosten vaak meer tijd dan de instelling zelf.
Hoe werkt de PSD2-bankkoppeling in Exact Online?
Exact Online biedt drie manieren om bankgegevens te verwerken, en de keuze bepaalt hoeveel handwerk je straks hebt.
- MT940-import. Je downloadt een bestand bij je bank en uploadt dit handmatig. Werkt altijd, maar vraagt discipline.
- Automatische upload. Een tussenvorm waarbij bestanden periodiek worden opgehaald zonder volledige PSD2-koppeling.
- Native PSD2-koppeling. De snelste optie: Exact ondersteunt PSD2-bankkoppelingen voor de grote Nederlandse banken, standaard inbegrepen in je abonnement.
Het autoriseren zelf duurt meestal maar een paar minuten. Je logt in bij je bank, geeft toestemming en Exact haalt vanaf dat moment transacties op. Let op de consentregel: elke koppeling moet om de 180 dagen opnieuw bevestigd worden. Vergeet je dit, dan stopt de aanvoer van transacties zonder waarschuwing vooraf die opvalt.
Sommige banken bieden extra's, zoals meerdere updates per dag in plaats van één. Heb je rekeningen bij buitenlandse banken of werk je met meerdere bankrelaties tegelijk, dan is een externe bankkoppelaar soms praktischer dan de native koppeling.
Waarom is 2FA verplicht en hoe regel je gebruikersrechten?
Tweestapsverificatie is geen keuze meer binnen Exact Online, en dat is niet zonder reden. Een gestolen wachtwoord geeft zonder 2FA direct toegang tot je volledige financiële administratie.
- Koppel je authenticator zorgvuldig. Verlies je je telefoon zonder herstelcodes bewaard te hebben, dan kan dat je dagen kosten om weer toegang te krijgen.
- Bewaar herstelcodes apart. Print ze uit of sla ze op in een wachtwoordmanager, niet op hetzelfde toestel als je authenticator.
- Ken rechten toe aan je accountant. Geef alleen toegang tot wat nodig is, denk aan boekingen en rapportages, niet automatisch aan bankmachtigingen.
Pro-tip: Test je herstelprocedure één keer bewust, meteen na het instellen van 2FA. Dan weet je zeker dat het werkt op het moment dat je het echt nodig hebt, in plaats van er pas achter te komen als je toestel kwijt is.
Samenwerken met een administratiekantoor: hoe verloopt dat in de praktijk
Niet elke ondernemer wil of kan dit zelf uitzoeken, en dat is prima. Een goede koppeling met je administratiekantoor via een uitnodiging en correcte rechten voorkomt dat er later veel uitzoekwerk nodig is.
Bij Smart ZZP verloopt een overdracht meestal via een vaste route: je nodigt het kantoor uit in Exact Online, rechten worden precies afgestemd op wat nodig is, en waar nodig wordt een overdrachtswizard gebruikt om een bestaande administratie soepel over te zetten.
Continuïteit zit hem niet in de software zelf, maar in hoe zorgvuldig de stamgegevens en aflettering zijn ingericht bij de start. Dat werk bepaalt of je rapportages een jaar later nog kloppen.
Smart ZZP begeleidt zzp'ers en mkb-ondernemers uit sectoren als zorg, horeca, retail en transport bij precies dit soort trajecten, naast de reguliere boekhouding, btw-aangiftes en jaarrekeningen. Ondernemers die net starten met loonadministratie of NIWO-vergunningen aanvragen, treffen dezelfde aanpak: eerst de basis goed neerzetten, dan pas verder automatiseren.
Checklist: welke fouten kosten je achteraf de meeste tijd?
Een aantal fouten komt telkens terug bij ondernemers die zelfstandig starten.
- Verkeerd ingestelde 2FA zonder bewaarde herstelcodes
- Btw-codes die niet naar het juiste aangiftevak wijzen
- Vergeten bankkoppelingen na de 180-dagen consentperiode
- Geen testtransactie gedraaid vóór livegang
Loop voor de livegang deze checklist af:
- Bedrijfsgegevens en boekjaar controleren
- Eén testtransactie boeken en afletteren
- Automatische afletterregels instellen en testen
- Accountant uitnodigen en rechten controleren
Loop je vast, dan is de Exact-support de eerste stap. Blijft het probleem terugkomen, dan is uitbesteden vaak sneller dan blijven puzzelen.
Wat de conventionele adviezen over het hoofd zien
De meeste handleidingen behandelen Exact Online inrichten als een technisch klusje: klik hier, vink dat aan, klaar. Dat onderschat wat er werkelijk misgaat. De meeste problemen die we tegenkomen ontstaan niet doordat iemand een instelling verkeerd zet, maar doordat de volgorde fout is. Mensen autoriseren eerst hun bankkoppeling omdat dat het meest tastbare resultaat geeft, en pas daarna kijken ze naar btw-codes en grootboekrekeningen. Tegen die tijd zitten er al transacties in het systeem die verkeerd geboekt staan.
Wat vaak onderschat wordt: schaalbaarheid vanaf dag één meenemen. Kies je instellingen die groei en projectadministratie ondersteunen, dan bespaar je jezelf een herinrichting zodra je een tweede medewerker aanneemt of internationaal gaat factureren. De meeste ondernemers richten in voor de situatie van vandaag, niet voor die van over twee jaar.
Prioriteit nummer één is niet de bankkoppeling, hoe verleidelijk die eerste stap ook is. Het is een schone set stamgegevens waar de rest op bouwt.
Hulp nodig bij het inrichten van je administratie?
Smart ZZP is het alternatief voor uitzoekwerk: in plaats van zelf uren te besteden aan stamgegevens, btw-codes en bankkoppelingen, zet ons kantoor je Exact Online-administratie in één keer goed neer, inclusief de koppeling naar je accountant en correcte gebruikersrechten.
Wij ondersteunen zzp'ers en mkb-ondernemers uit sectoren als zorg, horeca, retail en transport met de volledige boekhouding, btw-aangiftes en jaarrekeningen, met vestigingen in Amsterdam en Haarlem. Kom je net van een ander boekhoudprogramma en wil je de overstap zonder gedoe? Dan nemen we de inrichting en de overdracht van je stamgegevens uit handen. Bekijk onze dienst financiële administratie en vraag een vrijblijvend gesprek aan om te zien wat wij voor jouw administratie kunnen betekenen.
Bronnen
Voor verdieping raden we de officiële Exact-pagina's over bank- en betaaloplossingen en het inrichten van stamgegevens aan. Voor achtergrond over je dagelijkse boekhouding is online administratie voor zzp'ers een goed vervolg.
- Exact Online Handleiding: Beginnen in 2026 (Stap voor Stap) | Bedrijfssoftwaregids
- Het inrichten van stamgegevens in je account | Exact
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het om Exact Online in te richten? Zelfstandig ben je meestal enkele uren bezig met de basisinrichting. Laat je dit begeleiden door een administratiekantoor, dan is het vaak binnen een dagdeel afgerond.
Moet ik direct een bankkoppeling instellen? Nee, maar het scheelt veel handwerk. Zonder koppeling moet je transacties handmatig via MT940 uploaden, wat prima werkt maar meer tijd kost dan een automatische PSD2-koppeling.
Wat gebeurt er na 180 dagen met mijn bankkoppeling? De koppeling vraagt om hernieuwde toestemming. Doe je dit niet op tijd, dan stopt de aanvoer van transacties en moet je opnieuw autoriseren.
Kan ik mijn accountant later nog toevoegen? Ja, dat kan op elk moment via een uitnodiging binnen Exact Online. Doe dit wel vroeg in het proces, zodat rechten en stamgegevens meteen kloppen.
Is overstappen vanaf een ander boekhoudprogramma lastig? Dat hangt af van hoeveel historische data je wilt meenemen. Met een overdrachtswizard en juiste voorbereiding van stamgegevens verloopt de overstap doorgaans soepel.