Het factuurstelsel bepaalt de btw op basis van de factuurdatum, ook als je klant nog niet heeft betaald. Het kasstelsel rekent pas btw af zodra het geld daadwerkelijk binnenkomt op je bank of in de kas. Voor winkeliers en horeca met veel contante omzet werkt het kasstelsel vaak prettiger, terwijl bedrijven met zakelijke klanten en betaaltermijnen meestal onder het factuurstelsel vallen.
Kort samengevat:
- Het factuurstelsel brengt btw voort uit de factuurdatum, waardoor je btw moet afdragen voordat je al betaald hebt gekregen.
- Het kasstelsel rekent pas btw af bij daadwerkelijke ontvangst van geld, wat de cashflow van ondernemers met veel contante omzet verbetert.
- Wanneer je werkzaamheden betaaltermijnen hebt, is het vaak realistischer om het factuurstelsel te gebruiken; bij veel contante verkopen ligt het kasstelsel meer voor de hand.
- Het kasstelsel wordt automatisch toegepast bij branches die meer dan 90% aan particulieren leveren, anders moet je het verzoek zelf indienen bij de Belastingdienst.
- Bij gemengde btw-tarieven biedt het kasstelsel handige forfaitaire methoden om de verwerking te vereenvoudigen, terwijl het factuurstelsel meer overzicht geeft in omzet en btw-afdracht.
Inhoudsopgave
- Wat is het factuurstelsel en welke regels stelt de Belastingdienst?
- Wat is het kasstelsel en wanneer geldt het voor jou?
- Moment van afdracht, cashflow en administratie naast elkaar
- Wie mag het kasstelsel toepassen en hoe vraag je het aan?
- Hoe werkt het in je boekhouding en bij onbetaalde facturen?
- Welk stelsel past bij jou: checklist en vragen voor je boekhouder
- Wat we bij Smart ZZP zien in de praktijk
- Hoe Smart ZZP je helpt bij de keuze en de overstap
- Veelgestelde vragen
- Bronnen
Wat is het factuurstelsel en welke regels stelt de Belastingdienst?
Bij het factuurstelsel geef je btw aan in het tijdvak waarin de factuurdatum valt, niet in het tijdvak waarin je klant betaalt. Dat betekent dat je als zzp'er btw afdraagt over omzet die soms nog helemaal niet op je rekening staat. De Belastingdienst schrijft voor dat je de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand van levering moet versturen. Dit stelsel geldt voor de meeste zzp'ers en mkb-bedrijven die diensten of producten aan andere ondernemers leveren.
- Je betaalt btw over het bedrag op de factuur, los van het moment van betaling door je klant.
- Voorbelasting op inkopen mag je aftrekken zodra je de inkoopfactuur ontvangt, ook als je die nog niet betaald hebt.
- Werk je met lange betaaltermijnen, dan loop je het risico dat je btw moet voorschieten uit eigen middelen.
Dat laatste punt is precies waar veel zzp'ers tegenaan lopen: de administratie klopt, maar de cashflow staat onder druk omdat het geld er simpelweg nog niet is.
Wat is het kasstelsel en wanneer geldt het voor jou?
Het kasstelsel keert de logica om: je geeft btw aan over bedragen die daadwerkelijk zijn bijgeschreven op je bankrekening of binnengekomen in de kas. Volgens de Belastingdienst geldt dit stelsel voor specifiek aangewezen branches die voornamelijk aan particulieren leveren.
- Winkels, kappers, horecazaken en marktkooplieden vallen vaak automatisch onder het kasstelsel.
- Je draagt nooit btw af over geld dat je nog niet hebt ontvangen, wat de cashflow ontlast.
- Bij meerdere btw-tarieven in één bedrijf kan de administratie ingewikkelder worden.
Verkoop je bijvoorbeeld producten met zowel 9% als 21% btw, dan moet je ontvangsten splitsen per tarief. De Belastingdienst biedt daarvoor drie forfaitaire berekenmethoden, onder meer op basis van de tot winkelwaarde herleide inkopen. Dat is handig wanneer je niet elke transactie apart wilt bijhouden, maar het vraagt wel een nauwkeurige inkoopregistratie.
Moment van afdracht, cashflow en administratie naast elkaar
De keuze tussen beide stelsels draait om drie dingen: wanneer je betaalt, hoeveel geld je voorschiet en hoeveel administratieve rompslomp je ervoor terugkrijgt.
| Kenmerk | Factuurstelsel | Kasstelsel |
|---|---|---|
| Moment van btw-afdracht | Op factuurdatum | Bij daadwerkelijke ontvangst |
| Effect op liquiditeit | Je schiet btw voor bij late betalers | Geen voorschot, btw volgt het geld |
| Administratieve last | Eenvoudig bij één tarief, overzichtelijk per factuur | Kan complexer worden bij meerdere tarieven |
| Geschikt profiel | B2B-ondernemers met betaaltermijnen | Winkels, horeca, kappers, marktkooplieden |
Een paar zaken springen eruit als je deze twee stelsels naast elkaar zet:
- Het factuurstelsel geeft je eerder inzicht in je werkelijke omzet, omdat elke factuur direct in de aangifte terechtkomt.
- Het kasstelsel beschermt je tegen het voorschieten van btw over geld dat nooit binnenkomt, al verandert het niets aan de uiteindelijke belastingdruk.
- Bedrijven met wisselende tarieven merken bij het kasstelsel sneller extra administratieve stappen dan bij het factuurstelsel.
Voor een zzp'er in de bouw die met bedrijven factureert en dertig dagen betalingstermijn hanteert, is het factuurstelsel vaak de enige realistische optie. Voor een kapper of marktkoopman die grotendeels contant of per pin wordt betaald, ligt het kasstelsel voor de hand.
Wie mag het kasstelsel toepassen en hoe vraag je het aan?
Niet iedereen kan zomaar kiezen voor het kasstelsel. De regeling is gekoppeld aan het soort klant dat je bedient, niet aan de sector op zichzelf.
- Lever je voor minimaal 90% aan particulieren en val je onder een aangewezen branche, dan geldt het kasstelsel volgens de Belastingdienst automatisch.
- Lever je voor minstens 80% aan particulieren maar val je niet onder een aangewezen branche, dan kun je een verzoek indienen bij de Belastingdienst om het kasstelsel te mogen toepassen.
- Zorg dat je kas- en bankadministratie nauwkeurig aansluit op je ontvangsten, zodat je bij controle kunt aantonen op welk moment het geld binnenkwam.
- Bewaar bonnen, bankafschriften en kasstaten als bewijsstukken, en neem bij twijfel contact op met de Belastingdienst of je boekhouder voordat je overstapt.
De praktijktoets is simpel: kijk naar je omzetmix van het afgelopen jaar en bepaal hoeveel daarvan echt van particulieren kwam.
Hoe werkt het in je boekhouding en bij onbetaalde facturen?
Onder het factuurstelsel boek je de btw op de factuurdatum, onder het kasstelsel pas bij ontvangst. Dat verschil heeft directe gevolgen zodra een klant niet betaalt.
- Bij het factuurstelsel kun je eerder afgedragen btw terugvragen zodra een vordering oninbaar blijkt.
- Deze teruggaaf moet volgens de Belastingdienst uiterlijk binnen 1 jaar na de afgesproken uiterste betaaldatum worden aangevraagd.
- Bij het kasstelsel speelt dit probleem niet: je hebt nooit btw afgedragen over geld dat je niet ontving, dus is er ook niets terug te vragen.
- Werk je met gemengde tarieven, dan blijven de forfaitaire methoden uit het kasstelsel de praktische oplossing om splitsingen te maken zonder elke transactie apart te boeken.
Pro-tip: Zet onder het factuurstelsel elk kwartaal het btw-bedrag van je openstaande facturen apart op een spaarrekening, zodat je nooit voor een onverwachte aanslag staat.
Welk stelsel past bij jou: checklist en vragen voor je boekhouder
Voordat je een keuze maakt of een overstap aanvraagt, loop je een paar punten langs die de beslissing concreet maken.
- Bepaal welk percentage van je omzet van particulieren komt en welk deel van zakelijke klanten met betaaltermijnen.
- Check of je werkt met één of meerdere btw-tarieven, want dat bepaalt hoe zwaar de forfaitaire methoden gaan wegen.
- Vraag je boekhouder wat de overstap betekent voor je lopende aangiftetijdvak en of er overgangsregels gelden.
- Vraag concreet welke bewijsstukken je moet aanleveren als je een verzoek voor het kasstelsel indient.
- Laat een proefberekening maken over het afgelopen jaar onder beide stelsels, zodat je het verschil in afgedragen btw en liquiditeit echt ziet.
Pro-tip: Een jaarproefrekening met je eigen cijfers zegt meer dan welke vergelijking dan ook: pas dan zie je wat het stelsel écht met je cashflow doet.
Wil je meer weten over hoe aangiftetijdvakken en procedures precies werken, dan vind je verdere uitleg in onze handleiding over btw- en inkomstenbelastingaangifte. Voor vragen over contracten met opdrachtgevers kan een zzp-overeenkomst van Legalec handig zijn als bewijsstuk bij je administratie.
Wat we bij Smart ZZP zien in de praktijk
Bij klanten die onder het factuurstelsel vallen, kan liquiditeit onder druk komen te staan doordat btw al is afgedragen voordat de factuur betaald is. Door tijdig een btw-reservering in te richten, kan worden voorkomen dat dit tot een vervelende verrassing leidt. Bij winkeliers en horecaondernemers die overstappen naar het kasstelsel, kan de kasadministratie zo worden ingericht dat tarieven correct gesplitst blijven, ook bij een gemengd assortiment.
— Smartzzp
Hoe Smart ZZP je helpt bij de keuze en de overstap
Twijfel je tussen het kasstelsel en het factuurstelsel, dan hoef je die rekensom niet alleen te maken. Er zijn diensten die volledige boekhouding en btw-aangiftes verzorgen, inclusief een proefberekening die inzicht geeft in wat elk stelsel voor jouw cijfers betekent.
- Met SmartZZP Start, Groei, Plus en Pro kies je een pakket dat past bij de omvang van je administratie, van zzp'er tot groeiend mkb-bedrijf.
- Onze belastingaangiftes regelen we inclusief periodieke btw-reservering, zodat je nooit voor een onverwachte aanslag staat.
- Bij twijfel over een overstap naar het kasstelsel kan begeleiding worden geboden bij de aanvraag en de administratieve inrichting.
Benieuwd wat het verschil concreet voor jouw aangifte betekent? Plan een vrijblijvend adviesgesprek via Smartzzp en laat je boekhouding aansluiten op het stelsel dat bij jouw bedrijf past.
Dit artikel bevat algemene informatie en vervangt niet het advies van een gekwalificeerde financieel adviseur. Raadpleeg een gekwalificeerde financiële professional over uw eigen situatie voordat u op basis van deze inhoud handelt.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen het factuurstelsel en het kasstelsel?
Het factuurstelsel rekent btw af op de factuurdatum, terwijl het kasstelsel de btw pas aangeeft zodra het geld daadwerkelijk ontvangen is. Het factuurstelsel geldt voor de meeste ondernemers, het kasstelsel is bedoeld voor specifieke branches die vooral aan particulieren leveren.
Wat houdt het kasstelsel in?
Onder het kasstelsel geef je btw aan over bedragen die echt op je bankrekening of in de kas zijn binnengekomen, niet over het factuurbedrag. Dit voorkomt dat je btw voorschiet over omzet die je klant nog niet heeft betaald.
Hoe werkt het kasstelsel bij de Belastingdienst?
De Belastingdienst past het kasstelsel automatisch toe bij aangewezen branches die voor minimaal 90% aan particulieren leveren. Als je grotendeels aan particulieren levert zonder onder een aangewezen branche te vallen, dan kun je zelf een verzoek indienen.
Wat zijn kasstukken?
Kasstukken zijn bewijsstukken van contante ontvangsten en uitgaven, zoals kasbonnen, kassabonnen en kasstaten die je bijhoudt naast je bankadministratie. Deze stukken onderbouwen je btw-aangifte onder het kasstelsel en moeten net als andere administratie zeven jaar bewaard worden.
Kan ik btw terugvragen bij een onbetaalde factuur?
Onder het factuurstelsel kun je eerder afgedragen btw terugvragen bij een oninbare vordering, uiterlijk binnen 1 jaar na de afgesproken uiterste betaaldatum. Onder het kasstelsel speelt dit niet, omdat je daar nooit btw afdraagt over geld dat je niet hebt ontvangen.