Er is geen vaste bewaartermijn die voor het hele personeelsdossier geldt. De AVG verplicht u persoonsgegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk, en de Autoriteit Persoonsgegevens hanteert voor veel algemene dossierstukken zo'n 2 jaar na uitdiensttreding als redelijke richtlijn. Voor specifieke onderdelen gelden afwijkende, wettelijk vastgelegde termijnen: loonadministratie moet voor een langere periode bewaard blijven volgens fiscale regels, een kopie van het identiteitsbewijs moet meerdere jaren worden bewaard.
Kort samengevat:
- Voor algemene personeelsdossiers geldt een richtlijn van ongeveer twee jaar na uitdiensttreding voor documenten zonder wettelijke bewaarplicht, tenzij anders bepaald.
- Wettelijke bewaartermijnen voor loonadministratie en jaarstukken bedragen zeven jaar, terwijl kopieën van identiteitsbewijzen vaak langer moeten worden bewaard.
- Bij blootstelling aan gevaarlijke stoffen kunnen arbodossiers tot meerdere decennia bewaard blijven, afhankelijk van de specifieke wetgeving.
- Een verwerker, zoals een extern salarisbureau, moet altijd een schriftelijke overeenkomst afsluiten en periodiek worden getoetst op bewaartermijnen.
- Het naleven van de juiste bewaartermijnen voorkomt boetes, controleproblemen en juridische risico’s.
Inhoudsopgave
- Wettelijke kaders: wat de AVG en de fiscale wetgeving voorschrijven
- Bewaartermijnen per documenttype in het personeelsdossier
- Verwerkersovereenkomst en uitbesteding: wat regelt u bij derde partijen?
- Een bewaarbeleid opzetten: de stappen die werken
- Digitaliseren en vernietigen: waar moet u op letten?
- Wat SmartZZP in de praktijk ziet bij werkgevers
- Bewaartermijnen goed regelen zonder er zelf in te verdrinken
- Bronnen
- Veelgestelde vragen
Wettelijke kaders: wat de AVG en de fiscale wetgeving voorschrijven
De basis ligt in artikel 5 van de AVG: het beginsel van opslagbeperking. U mag persoonsgegevens alleen bewaren zolang dat nodig is voor het doel waarvoor u ze verzamelde. "Voor de zekerheid bewaren" is geen geldige grondslag, ook niet als het praktisch handig lijkt.
Voor het grootste deel van het personeelsdossier laat de AVG zelf geen concreet getal zien. Daarom vult de Autoriteit Persoonsgegevens dat in met een praktische richtlijn: ongeveer 2 jaar na uitdiensttreding voor documenten zonder afzonderlijke wettelijke basis, zoals correspondentie of beoordelingsverslagen.
Daarnaast bestaan er wél harde, wettelijk verplichte termijnen. De Algemene wet inzake rijksbelastingen verplicht werkgevers loonadministratie en jaaropgaven zeven jaar te bewaren, terwijl loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs moeten meestal meerdere jaren worden bewaard vanwege fiscale en loonheffingseisen. De volledige wetteksten zijn te raadplegen op Wetten.
Er is nog een derde categorie: de Arbeidsomstandighedenwet. Bij blootstelling aan gevaarlijke stoffen kan de bewaartermijn voor verzuim of arbodossiers oplopen tot decennia, ver boven de gangbare 2 jaar voor reguliere verzuimregistratie. Dat maakt een dossierbeleid dat alles over één kam scheert riskant: u loopt het risico gegevens te vroeg te vernietigen of, omgekeerd, veel te lang vast te houden aan stukken die u helemaal niet meer nodig heeft.
Bewaartermijnen per documenttype in het personeelsdossier
Niet elk document in het dossier valt onder dezelfde regel. Sollicitatiegegevens van kandidaten die u niet aanneemt, bewaart u standaard 4 weken; met expliciete toestemming van de kandidaat mag dat tot 1 jaar. Voor documenten van medewerkers die wél in dienst komen, gelden andere termijnen per documentsoort.
| Documenttype | Bewaartermijn | Grondslag |
|---|---|---|
| Sollicitatiegegevens (afgewezen kandidaat) | 4 weken, met toestemming tot 1 jaar | AVG, opslagbeperking |
| Arbeidsovereenkomst en personalia | circa 2 jaar na uitdiensttreding | AP richtlijn |
| Loonadministratie en jaaropgaven | meerdere jaren | Fiscale bewaarplicht (AWR) |
| Loonbelastingverklaring | meerdere jaren | Fiscale wetgeving |
| Kopie identiteitsbewijs | meerdere jaren na uitdiensttreding | Fiscale en loonheffingseisen |
| Functioneringsgesprekken en correspondentie | circa 2 jaar | AP richtlijn |
| Verzuim en arbodossier (regulier) | circa 2 jaar | AP richtlijn |
| Verzuim en arbodossier bij blootstelling | tot enkele decennia mogelijk | Arbowet, uitzondering |
| Pensioenstukken | afhankelijk van pensioenuitvoerder, vaak langer | Pensioenwetgeving, uitvoerdersvoorwaarden |
Bewaar de kopie van het identiteitsbewijs apart van de rest van het dossier. Dat document valt onder een andere, langere termijn dan bijvoorbeeld een functioneringsverslag, en gecombineerde opslag maakt het vrijwel onmogelijk om documenten op tijd en correct te verwijderen.
Verwerkersovereenkomst en uitbesteding: wat regelt u bij derde partijen?
Besteedt u de salarisadministratie of personeelsdossiers uit aan een extern kantoor of softwareleverancier? Dan is die partij een verwerker, en u blijft de verwerkingsverantwoordelijke. Dat onderscheid is niet alleen theorie: u blijft aansprakelijk voor wat er met de gegevens gebeurt, ook als een ander de handelingen uitvoert.
Artikel 28 van de AVG verplicht in dat geval een schriftelijke verwerkersovereenkomst. Die moet minimaal regelen: de duur van de verwerking, de beveiligingsmaatregelen, afspraken over subverwerkers en wat er met de gegevens gebeurt bij beëindiging van de samenwerking, teruggave of verwijdering.
Een overeenkomst die alleen op papier bestaat, beschermt u niet. Toets de afspraken periodiek en leg vast welke retentietermijnen de verwerker precies toepast op elk type gegeven. Zonder die toetsing ontdekt u een fout meestal pas bij een klacht, een datalek of een controle, en dan is het te laat om nog iets te corrigeren.
Een bewaarbeleid opzetten: de stappen die werken
Een bewaarbeleid dat op papier goed klinkt, maar nergens technisch is ingericht, levert in de praktijk niets op. Bouw het in deze volgorde op:
- Inventariseer welke documenten in uw personeelsdossiers zitten en waar ze staan, digitaal en op papier.
- Classificeer elk documenttype naar de wettelijke of richtlijngrondslag die erop van toepassing is.
- Leg beleidsregels vast per categorie: wie mag verwijderen, wanneer, en op basis van welke trigger (bijvoorbeeld uitdiensttreding).
- Richt de techniek in: stel automatische verwijdertermijnen in binnen uw HR- of salarissysteem in plaats van te vertrouwen op handmatige controle.
- Voer jaarlijks een opschoning uit en documenteer welke stukken zijn vernietigd, wanneer en door wie.
Segregeer fiscale stukken en identiteitsbewijzen technisch en organisatorisch van de rest van het dossier. Zij hebben een andere levensduur en horen niet in dezelfde map of hetzelfde toegangsniveau als functioneringsverslagen.
Pro-tip: Wijs binnen HR één eigenaar aan voor het bewaarbeleid. Die persoon beslist over uitzonderingen, bewaart het vernietigingsbewijs en is het aanspreekpunt bij een controle van de Belastingdienst of een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Voor concrete voorbeelden van hoe u dossiers en administratie structureert, biedt de praktische gids over personeelsadministratie bruikbare sjablonen.
Digitaliseren en vernietigen: waar moet u op letten?
Een papieren origineel mag u pas vernietigen als het digitale exemplaar aan wettelijke eisen voldoet: het moet integer, toegankelijk en beveiligd zijn opgeslagen. Bij een belastingcontrole of juridisch geschil moet u kunnen aantonen dat de digitale versie niet is aangepast.
Documenteer elke vernietiging: wat, wanneer, door wie en op basis van welke termijn. Zonder logging heeft u bij een geschil niets om op terug te vallen. Beveilig digitale dossiers met encryptie, strikt toegangsbeheer en een helder back-upbeleid, en regel bij een overstap naar een andere verwerker vooraf wat er met historische gegevens gebeurt. Meer over de technische kant van gegevensbeveiliging vindt u bij 121 Group.
Wat SmartZZP in de praktijk ziet bij werkgevers
De meest terugkerende fout is niet gebrek aan kennis, maar gebrek aan inrichting: bedrijven kennen de termijn van 7 jaar voor loonstukken, maar hebben geen automatische verwijdering ingesteld. Een tweede klassieker: de kopie van het identiteitsbewijs ligt gewoon in dezelfde map als het functioneringsdossier, met dezelfde (te lange of te korte) bewaartermijn.
Bij een controle, een re-integratietraject met een langere nasleep, of twijfel over wat wel en niet in het dossier hoort, is het raadzaam een specialist in salarisadministratie te betrekken voordat er iets misgaat.
— Smartzzp
Bewaartermijnen goed regelen zonder er zelf in te verdrinken
Het uitzoeken van elke wettelijke termijn per documenttype kost tijd die de meeste werkgevers liever aan hun bedrijf besteden. Smartzzp regelt de salarisadministratie inclusief de fiscale bewaarplicht die daarbij hoort, met een vaste contactpersoon die uw dossier kent en werkt via Yuki of Exact Online zodat u altijd digitaal inzicht heeft in wat er wordt bewaard en waarom.
Naast de salarisadministratie zelf denkt Smartzzp mee over de inrichting van uw digitale personeelsdossiers en de afspraken die u nodig heeft in een verwerkersovereenkomst. U betaalt een vast maandtarief, vanaf € 80 per maand bij het instappakket SmartZZP Start, zonder verrassingen achteraf. Twijfelt u of uw huidige bewaarbeleid klopt? Vraag een vrijblijvende scan van uw personeelsadministratie aan via Smartzzp.
Bronnen
De belangrijkste juridische onderbouwing voor dit artikel komt uit drie soorten bronnen:
- Personeelsdossier | Autoriteit Persoonsgegevens
- Bewaartermijn personeelsdossier: dit zijn de regels | MKB Servicedesk
- Personeelsdossier bewaartermijn onder de AVG | DeSnipperaar
Veelgestelde vragen
Hoe lang mag een personeelsdossier bewaard worden?
Er is geen vaste periode voor het complete dossier. De Autoriteit Persoonsgegevens hanteert voor algemene stukken doorgaans ongeveer 2 jaar na uitdiensttreding, terwijl specifieke onderdelen zoals loonadministratie een wettelijk verplichte termijn van 7 jaar hebben.
Welke documenten moet je 7 jaar bewaren?
Loonadministratie en jaaropgaven vallen onder de fiscale bewaarplicht en moeten zeven jaar worden bewaard. Dit geldt los van de vraag of de medewerker nog in dienst is.
Wat zijn de wettelijke bewaartermijnen voor een personeelsdossier?
De termijnen verschillen per document: 4 weken tot 1 jaar voor afgewezen sollicitanten, circa 2 jaar voor algemene HR-stukken, 5 jaar voor een kopie identiteitsbewijs en 7 jaar voor loonadministratie. Arbodossiers bij blootstelling aan gevaarlijke stoffen kunnen veel langer moeten worden bewaard.
Wat is de bewaartermijn voor een cv van een sollicitant?
Een cv van een afgewezen kandidaat bewaart u standaard 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure. Geeft de kandidaat expliciet toestemming voor langere bewaring, dan mag dat tot maximaal 1 jaar.
Wat gebeurt er als u de bewaartermijnen niet naleeft?
Te lang bewaren zonder geldige grondslag is een overtreding van de AVG en kan leiden tot een boete of handhaving door de Autoriteit Persoonsgegevens. Te vroeg vernietigen van fiscaal verplichte stukken kan problemen opleveren bij een controle van de Belastingdienst, omdat u dan niet kunt aantonen dat de loonadministratie klopte.