Yuki goed inrichten begint niet in de software. Het begint met één afspraak: wie doet wat. Jij levert als ondernemer de startgegevens aan, uploadt dagelijks je bonnen en facturen en houdt je dashboard in de gaten. Je boekhouder of accountant zet het domein en de administratie op, stelt btw en rekeningschema in, controleert de verwerking en doet de aangiftes en de jaarafsluiting. Staat die taakverdeling, dan heb je een administratie die zich grotendeels vanzelf bijwerkt. Hieronder lees je precies welke instellingen in welke volgorde aan bod komen, wat ze kosten en waar het in de praktijk misgaat.
Kort samengevat
- Yuki heet sinds 1 september 2026 officieel Nmbrs Accounting. Het pakket en de werkwijze zijn hetzelfde, alleen de naam en het inloggen veranderen.
- Inrichten is teamwerk: jij levert gegevens en documenten aan, de accountant richt domein, btw, rekeningschema en controles in.
- De volgorde telt: eerst het administratieprofiel, dan btw en grootboek, dan bank en koppelingen, en pas daarna de klant toegang geven.
- In de dagelijkse praktijk geldt: eerst documenten uploaden, dan pas de bank. Andersom kan Yuki transacties niet automatisch matchen.
- Laat het inrichten doen door een kantoor dat Yuki-partner is. Fouten in btw-tarieven of grootboek werken door in elke aangifte.
Inhoudsopgave
- Eerst dit: Yuki heet nu Nmbrs Accounting
- Wie richt wat in: ondernemer of accountant?
- Yuki inrichten in acht stappen
- Zo lever je dagelijks aan zonder vertraging
- Veelgemaakte fouten bij het inrichten
- Wat kost Yuki?
- Hoe wij Yuki inrichten voor onze klanten
- Yuki laten inrichten door Smartzzp
- Veelgestelde vragen
- Bronnen
Eerst dit: Yuki heet nu Nmbrs Accounting
Zoek je in 2026 naar hulp bij Yuki, dan kom je steeds vaker de naam Nmbrs Accounting tegen. Dat is geen ander pakket. Yuki is nu Nmbrs Accounting: Yuki valt al langer onder Visma, net als Nmbrs, Visionplanner en WeFact, en die merken zijn samengebracht onder één naam. De Nederlandse supportpagina's op support.yuki.nl staan inmiddels ook onder de titel Nmbrs Accounting.
Voor jou als ondernemer betekent dit vooral: dezelfde administratie, dezelfde functies, een ander logo. In dit artikel gebruiken we gewoon de naam Yuki, omdat de meeste ondernemers en boekhouders het pakket nog zo noemen.
Wie richt wat in: ondernemer of accountant?
Yuki is gebouwd rond een vaste rolverdeling. In de supportdocumentatie over de rol van ondernemer en accountant in Yuki staat beschreven dat de software veel invoerwerk overneemt, maar dat de accountant verantwoordelijk blijft voor fiscale controle, jaarafsluiting en advies. Zo ziet die verdeling eruit:
| Taak | Ondernemer | Accountant / boekhouder |
|---|---|---|
| Domein en administratie aanmaken | ✓ | |
| Bedrijfsgegevens, startdatum en beginbalans aanleveren | ✓ | |
| Verwerkersovereenkomst tekenen | ✓ | |
| Btw-instellingen en rekeningschema | gegevens aanleveren | ✓ inrichten |
| Dagelijks documenten en bankbestanden aanleveren | ✓ | |
| Verwerking en kwaliteitscontrole | ✓ | |
| Btw-aangifte en inkomsten- of vennootschapsbelasting | ✓ | |
| Jaarafsluiting: afschrijvingen, overlopende posten, jaarrekening | ✓ | |
| Dashboard volgen en vragen beantwoorden | ✓ |
Die tabel is meer dan een formaliteit. De meeste problemen die wij zien bij nieuwe klanten komen voort uit een administratie die half door de ondernemer en half door een boekhouder is ingericht, zonder dat iemand de eindverantwoordelijkheid had.
Yuki inrichten in acht stappen
De stappen hieronder volgen de volgorde die in de praktijk het best werkt. Een aantal stappen voer je zelf uit, de meeste doet je boekhouder, maar het helpt als je weet wat er gebeurt en waarom.
1. Domein en administratie aanmaken
Alles in Yuki draait om een domein: de omgeving waarin één of meer administraties staan. Je accountant maakt het domein aan vanuit het eigen Yuki-portaal. Heb je meerdere bv's of een holding met werkmaatschappij, dan komen die als aparte administraties in hetzelfde domein.
Let op: binnen een domein geldt één rekeningschema voor alle administraties. Denk dus vooraf na over welke bedrijven je samen in één domein zet.
2. Het administratieprofiel invullen
Na het aanmaken volgt het administratieprofiel in zeven tabbladen: Algemeen, Juridisch, Administratie, Belastingen, Accountant, Kas en Info. Hier leg je onder meer vast:
- naam, adres, KvK- en btw-gegevens;
- de rechtsvorm, en bij een bv de aandeelhouders, bestuurders en eventuele deelnemingen;
- het eerste boekjaar dat in Yuki wordt bijgehouden;
- of je btw-plichtig bent en hoe vaak je aangifte doet;
- welke accountant de administratie voert;
- of je een kas gebruikt.
Bij een bv maakt Yuki op basis van deze gegevens automatisch grootboekrekeningen aan, bijvoorbeeld voor een rekening-courant met de directeur of een lening aan een deelneming. Een foutje in dit profiel werkt dus direct door in je grootboek. Jouw rol: lever deze gegevens volledig en correct aan. Twijfel je over rechtsvorm of boekjaar, bespreek dat vóór de start.
3. Btw-tarieven controleren
De btw-instellingen bepalen of elke inkoop- en verkoopfactuur goed wordt verwerkt en of je aangifte klopt. Volgens de handleiding over btw-tarieven instellen is deze functie afgeschermd voor rollen als backoffice, directie, financiële administratie en externe accountant, juist omdat een wijziging de hele boekhouding raakt.
Hier zit veel sectorverschil. Een tandartspraktijk, fysiotherapeut of psycholoog heeft vaak te maken met de vraag of prestaties onder een btw-vrijstelling vallen. Een horecazaak heeft omzet tegen verschillende tarieven. Een webshop die aan consumenten in andere EU-landen verkoopt, heeft weer andere regels. Laat deze beoordeling over aan je boekhouder: een verkeerd ingesteld tarief betekent een verkeerde btw-aangifte, en dat merk je pas als de Belastingdienst vragen stelt.
4. Rekeningschema afstemmen
Yuki werkt met een vaste indeling van het rekeningschema. Binnen die indeling kun je grootboekrekeningen activeren, deactiveren en toevoegen. In de uitleg over het rekeningschema en grootboekrekeningen staat dat het van je bundel en je gebruikersrol afhangt welke instellingen je kunt vastleggen.
Kantoren met veel klanten in dezelfde branche werken vaak met een standaardschema dat ze in een voorbeelddomein klaarzetten en daarna gebruiken voor nieuwe klanten. Zo krijgt een fotograaf andere kostenrekeningen (apparatuur, licenties, reiskosten) dan een taxibedrijf (brandstof, onderhoud, vergunningen). Vraag je boekhouder gerust welk schema voor jouw sector wordt gebruikt. Termen als grootboek, balans en overlopende posten vind je terug in onze uitleg van boekhoudkundige termen.
5. Beginbalans en openstaande posten
Stap je over van een ander pakket of van een spreadsheet, dan moet de beginbalans kloppen: banksaldi, openstaande debiteuren en crediteuren, vaste activa met hun boekwaarde en eventuele leningen. Jij levert de cijfers of de laatste jaarrekening aan, de boekhouder boekt ze in. Start je net, dan is de beginbalans meestal eenvoudig: je zakelijke rekening en eventueel een inbreng van privémiddelen.
6. Bankrekeningen koppelen
Je zakelijke bankrekeningen voeg je toe aan je Yuki-omgeving, zodat transacties automatisch binnenkomen. Dat is de basis van de automatische verwerking: Yuki legt banktransacties naast de facturen die al in het systeem staan. Heb je een creditcard of een tweede rekening voor belastingreserveringen, voeg die dan ook toe. Een rekening die ontbreekt, betekent een gat in je cijfers.
7. Koppelingen met kassa, webshop en facturatie
Voor horeca, detailhandel en e-commerce maken koppelingen het verschil. Yuki koppelt met webshops, kassasystemen en andere bedrijfssoftware, zodat omzet en verkoopgegevens zonder overtypen binnenkomen. Yuki legt op de eigen site uit wat je moet weten over software koppelen aan je boekhouding. Daarnaast ondersteunt Yuki e-facturen via het Peppol-netwerk, waarmee facturen gestructureerd en veilig tussen bedrijven worden uitgewisseld.
Een voorbeeld: een webshop die elke dag veertig bestellingen verwerkt, wil niet veertig losse facturen uploaden. Met een koppeling komt de dagomzet per btw-tarief automatisch binnen. Een restaurant doet hetzelfde met de dagafsluiting van het kassasysteem. Wil je zien hoe andere branches software kiezen en koppelen, dan geeft dit overzicht van boekhoudsoftware voor wervingsbureaus een goed beeld van de criteria die ertoe doen.
8. Toegang geven en de verwerking starten
Pas als de basis staat, krijgt de klant toegang. In de handleiding administratie verder inrichten staat dat je de klant direct na de basisgegevens toegang kúnt geven, maar dat het verstandig is om eerst de vervolgstappen af te ronden zodat documenten en banktransacties vanaf dag één soepel worden verwerkt. Jij krijgt vervolgens een eigen login, tekent de verwerkersovereenkomst en kunt beginnen met aanleveren.
Zo lever je dagelijks aan zonder vertraging
Een goed ingerichte administratie valt of staat met hoe je aanlevert. De supportpagina over documenten aanleveren geeft twee regels die je meteen veel tijd besparen.
Eerst documenten, dan de bank. Upload je inkoopfacturen en bonnen vóórdat de bijbehorende banktransacties worden verwerkt. Dan kan Yuki ze automatisch aan elkaar koppelen. Veel ondernemers willen juist eerst het bankscherm "leegmaken", maar daarmee draai je de volgorde om en krijgt je boekhouder meer handwerk.
Lever alles aan als zakelijk. Yuki hanteert als uitgangspunt dat wat je aanlevert zakelijk is. Dat is geen fiscale beslissing, maar een werkafspraak: je boekhouder herclassificeert later wat privé is. Zo stokt de verwerking niet bij elke twijfelgeval.
Praktische gewoontes die helpen:
- Fotografeer bonnetjes direct met de app, niet aan het eind van het kwartaal.
- Laat leveranciers hun facturen naar je Yuki-mailadres sturen in plaats van naar je gewone inbox.
- Stel vragen over een factuur in Yuki zelf. Met Document Centraal hangt je vraag aan het brondocument, zodat jij en je boekhouder niet hoeven te zoeken in e-mailketens.
- Kijk wekelijks naar je dashboard. Dan zie je hoe je omzet en kosten zich ontwikkelen, niet pas bij de jaarrekening.
Wie meer administratieve stappen wil automatiseren, vindt in dit stuk over hoe AI-automatisering administratief werk voor kleine bedrijven verkort nog ideeën buiten de boekhouding, zoals afspraken plannen en klantvragen afhandelen. Voor de boekhouding zelf geldt: hoe vaker je aanlevert, hoe beter de automatische verwerking werkt. In ons artikel over efficiënte boekhouding staan meer praktijkvoorbeelden.
Veelgemaakte fouten bij het inrichten
Deze fouten komen we het vaakst tegen bij ondernemers die met Yuki beginnen of bij ons overstappen:
- Zelf btw-tarieven aanpassen. Een tarief op inactief zetten of een nieuw tarief aanmaken lijkt onschuldig, maar raakt elke boeking erna.
- Bedrijven in het verkeerde domein. Omdat een domein één rekeningschema deelt, is een privé-bv of tweede onderneming soms beter af in een eigen domein.
- Geen beginbalans. Zonder correcte openingsbalans kloppen je balans en je winst-en-verliesrekening het hele jaar niet.
- Bankrekeningen vergeten. Een spaarrekening of creditcard die niet gekoppeld is, levert ontbrekende transacties op.
- Bank vóór documenten. Daardoor matcht Yuki niet automatisch en blijven posten openstaan.
- Geen vaste aanspreekpersoon. Als niemand eigenaar is van de inrichting, blijven vragen liggen tot de aangifte nadert.
Wat kost Yuki?
De kosten van Yuki lopen bijna altijd via je administratiekantoor. Volgens de prijzen voor accountantskantoren betaalt een kantoor € 405 per maand voor het Yuki-portaal, met onder meer de workflow en het takenoverzicht, plus € 10,25 per maand per administratie. Als ondernemer neem je Yuki dus meestal af als onderdeel van je boekhoudabonnement, niet als losse licentie.
Dat heeft een voordeel: je kantoor heeft via het portaal tools als de kwaliteitsmonitor, waarmee fouten en ontbrekende gegevens dagelijks zichtbaar worden in plaats van pas bij de kwartaalaangifte. Vraag bij het kiezen van een kantoor daarom niet alleen naar de prijs, maar ook naar hoe vaak ze je administratie controleren. In onze gids over een boekhouder voor het mkb kiezen staan de vragen die je daarbij kunt stellen.
Hoe wij Yuki inrichten voor onze klanten
We werken sinds 2014 voor zzp'ers en mkb-ondernemers in onder meer zorg, horeca, retail, e-commerce, transport en taxi, vanuit Amsterdam en Haarlem. We zijn officieel partner van Yuki en gecertificeerd partner van Exact Online. Daardoor zien we veel administraties beginnen, en we zien ook wat er gebeurt als de inrichting niet klopt.
Onze les: de eerste weken bepalen hoe soepel de rest van het jaar loopt. Een fysiotherapiepraktijk met een goed ingesteld rekeningschema en kloppende btw-instellingen hoeft daarna weinig meer te doen dan bonnen fotograferen. Een webshop met een werkende koppeling ziet zijn omzet per dag binnenkomen. Bij een administratie die haastig is opgezet, gaat er juist elk kwartaal tijd verloren aan correcties.
Daarom richten we Yuki niet in als losse klus, maar als begin van de samenwerking. Je krijgt een vaste boekhouder die je administratie en je sector kent, die de inrichting doet en daarna ook de verwerking, de aangiftes en het jaarwerk. Jij levert aan, wij zorgen voor de rest, en via het dashboard zie je je cijfers in real time. Dat is wat wij bedoelen met slimme administratie: heldere cijfers en minder zorgen.
— Smartzzp
Yuki laten inrichten door Smartzzp
Wil je Yuki niet zelf uitzoeken, dan nemen we het inrichten en de doorlopende boekhouding van je over binnen een vast maandabonnement. Onze pakketten beginnen bij SmartZZP Start vanaf € 80 per maand, met daarnaast Groei vanaf € 125, Plus vanaf € 175 en Pro vanaf € 225 per maand. Heb je personeel, dan sluit onze salarisadministratie daarop aan. Bekijk de pakketten op onze site en kies wat bij de omvang van je onderneming past.
Veelgestelde vragen
Kan ik Yuki zelf inrichten zonder boekhouder?
Yuki is gebouwd voor samenwerking tussen ondernemer en accountant, en een groot deel van de instellingen, zoals btw-tarieven, is afgeschermd voor specifieke rollen. In de praktijk neem je Yuki daarom af via een administratiekantoor. Jij levert de gegevens aan, het kantoor doet de technische en fiscale inrichting.
Hoe lang duurt het inrichten van Yuki?
Dat hangt af van je situatie. Een startende zzp'er met één bankrekening is snel klaar, een bv met meerdere rekeningen, een kassakoppeling en een overstap uit een ander pakket vraagt meer tijd, vooral voor de beginbalans. Hoe sneller en completer je je gegevens aanlevert, hoe sneller de verwerking kan starten.
Verandert er iets nu Yuki Nmbrs Accounting heet?
De naam en het logo veranderen en je logt in via een centraal Visma-account. Je administratie, je documenten en de werkwijze blijven hetzelfde. Een ingerichte administratie hoef je niet opnieuw in te richten.
Kan ik overstappen naar Yuki midden in het boekjaar?
Dat kan, maar dan moet de beginbalans op de overstapdatum kloppen, inclusief openstaande facturen en de stand van je bankrekeningen. Veel ondernemers kiezen voor een overstap per kwartaal, zodat de btw-aangifte netjes in één pakket valt. Bespreek de datum vooraf met je boekhouder.
Werkt Yuki voor mijn sector?
Yuki wordt gebruikt in uiteenlopende branches, van zorgpraktijken tot horeca en webshops. Het verschil zit in de inrichting: het rekeningschema, de btw-instellingen en de koppelingen met je kassa of webshop. Daarom loont het om te werken met een boekhouder die je sector kent.
Bronnen
- Yuki is nu Nmbrs Accounting
- Rol van ondernemer en accountant in Yuki
- Rekeningschema en grootboekrekeningen instellen
- Software koppelen aan je boekhouding
- Peppol e-invoicing: hoe werkt het?
- Administratie verder inrichten
- Documenten aanleveren
- Communicatiemodule Document Centraal
- Prijzen voor accountantskantoren
- AI-automatisering voor kleine bedrijven