Elke factuur die je in 2026 verstuurt moet minimaal deze gegevens bevatten: je volledige naam en adres, je KVK-nummer, je btw-identificatienummer, een uniek en opeenvolgend factuurnummer, de leveringsdatum en de bedragen uitgesplitst per btw-tarief. Dat is niet nieuw, maar wie dit nog steeds handmatig in Word doet, loopt in 2026 een groter risico dan een paar jaar terug.
E-facturatie is namelijk in volle beweging. Aan de Rijksoverheid factureren via een gestructureerd formaat is al verplicht, en de Europese ViDA-richtlijn duwt B2B-facturatie in Nederland dezelfde richting op. Nog niet iedereen moet vandaag al overschakelen, maar wachten tot het moet is de duurste strategie.
Drie dingen om nu te checken:
- Is je factuurnummering echt uniek en opeenvolgend, zonder gaten of dubbele nummers?
- Staat je IBAN, KVK-nummer en btw-id correct en actueel op elke factuur?
- Ondersteunt je boekhoudpakket Peppol en UBL, of moet je daar binnenkort naar overstappen?
Belangrijkste inzichten
Compliant factureren in 2026 draait om drie zaken: de wettelijke basisvermeldingen kloppend houden, tijdig versturen en bewaren, en je software voorbereiden op gestructureerde e-facturatie via Peppol en UBL.
| Punt | Details |
|---|---|
| Verplichte vermeldingen compleet | Controleer naam, adres, KVK, btw-id, factuurnummer en btw-specificatie op elke factuur. |
| Verzendtermijn bewaken | Verstuur facturen uiterlijk op de 15e dag van de maand na levering. |
| Bewaarplicht naleven | Bewaar facturen 7 jaar, en 10 jaar bij onroerend goed. |
| E-facturatie voorbereiden | B2G is al verplicht; test nu al Peppol en UBL voordat B2B-verplichting volgt. |
| Ondersteuning inschakelen | Smartzzp begeleidt software-audits, Peppol-aansluiting en procesdocumentatie met Yuki en Exact Online. |
Inhoudsopgave
- Welke factuureisen 2026 stelt de Belastingdienst verplicht?
- Wanneer moet je facturen versturen en hoe lang bewaren?
- Wat is e-facturatie en waarom hoor je steeds vaker Peppol en UBL noemen?
- Is e-facturatie al verplicht voor jouw bedrijf?
- Hoe stel je je boekhouding stap voor stap in op e-facturatie?
- Welke uitzonderingen gelden voor vereenvoudigde facturen en KOR?
- Hoe pakt Smart ZZP de overstap naar e-facturatie aan?
- Gelden er andere factuurregels in de zorg en het onderwijs?
- Hoe factureer je correct naar het buitenland?
- Wat de meeste adviezen over factureren missen
- Hulp nodig bij compliant factureren en e-facturatie?
- Bronnen
Welke factuureisen 2026 stelt de Belastingdienst verplicht?
De Belastingdienst hanteert een vaste lijst met verplichte vermeldingen. Mist je factuur een van deze onderdelen, dan is ze technisch onvolledig en kan dat gevolgen hebben voor de btw-aftrek van je klant.
Dit moet op elke factuur staan:
- Je eigen naam en adres. Gebruik je juridische naam of een geregistreerde handelsnaam, gekoppeld aan je KVK-inschrijving.
- Naam en adres van je afnemer. Bij zakelijke klanten moet dit exact overeenkomen met hun eigen bedrijfsgegevens.
- Je KVK-nummer en btw-identificatienummer. Bij verlegging van btw of een vrijstelling vermeld je dat expliciet op de factuur, met de juiste wettelijke tekst.
- Een uniek en opeenvolgend factuurnummer. Geen dubbele nummers, geen sprongen die niet te verklaren zijn.
- De factuurdatum en de leveringsdatum. Die twee data kunnen verschillen en moeten allebei zichtbaar zijn.
- Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten. Vaag omschreven posten zoals "diverse werkzaamheden" voldoen niet.
- Prijzen per eenheid, toegepaste tarieven en het btw-bedrag per tarief. Werk je met meerdere btw-tarieven op één factuur, splits dan per tarief uit.
Daarnaast zijn een aantal velden niet wettelijk verplicht, maar wel praktisch onmisbaar: je IBAN, je betalingstermijn en eventueel een orderreferentie of PO-nummer. Zonder die gegevens duurt het gemiddeld langer voordat een factuur betaald wordt, simpelweg omdat de klant moet navragen waar het geld naartoe moet.
Pro-tip: Bouw een vast controlemoment in vóór verzending. Laat iemand anders dan degene die de factuur opstelt, kort checken of het nummer aansluit op de vorige factuur en of het btw-id klopt. Die tien seconden controle voorkomen een hele correctieronde achteraf.
Wanneer moet je facturen versturen en hoe lang bewaren?
De wettelijke deadline is helder: je moet je factuur uiterlijk versturen op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin je de prestatie hebt geleverd. Lever je op 20 januari, dan moet de factuur er ten laatste op 15 februari uit zijn.
De bewaartermijn voor facturen is meerdere jaren, met een langere termijn voor facturen die te maken hebben met onroerend goed, zoals verhuur of verbouwing van vastgoed.
- Deze termijnen gelden ook voor digitale facturen. Een pdf in je mailbox telt mee, mits je die daadwerkelijk terug kunt vinden bij een controle.
Slordige nummering is geen kosmetisch probleem. Een onvolledige of incorrecte factuur kan ertoe leiden dat je afnemer de btw niet mag aftrekken, en bij herhaalde fouten kan de Belastingdienst een administratieve boete opleggen. Dat raakt niet alleen jou, maar ook de relatie met je klant.
Wat is e-facturatie en waarom hoor je steeds vaker Peppol en UBL noemen?
Een pdf die je per e-mail verstuurt, is een digitale factuur. Een e-factuur is iets anders: een gestructureerd, machineleesbaar bestand dat rechtstreeks door de boekhoudsoftware van je klant kan worden ingelezen, zonder dat iemand gegevens handmatig overtypt. Zowel elektronische als papieren facturen moeten aan dezelfde wettelijke eisen voldoen, maar alleen het gestructureerde formaat maakt volledige automatisering mogelijk.
Drie begrippen kom je daarbij steeds tegen:
- UBL is het bestandsformaat waarin de factuurgegevens machineleesbaar worden vastgelegd: elk veld, van btw-bedrag tot leveringsdatum, staat op een vaste plek zodat software het automatisch herkent.
- Peppol is het netwerk waarover die UBL-facturen veilig van de ene partij naar de andere reizen, vergelijkbaar met hoe het bankennetwerk overschrijvingen verwerkt. Je sluit aan via een accesspoint, vaak ingebouwd in je boekhoudpakket.
- ViDA (VAT in the Digital Age) is het Europese wetgevingstraject dat e-facturatie en digitale btw-rapportage in de hele Europese Unie wil harmoniseren. Rijksoverheid en Kamerstukken bevestigen dat Peppol en UBL de gangbare standaarden zijn en dat ViDA de Europese richting bepaalt.
Voor Nederlandse regelgeving betekent dit dat de eisen niet los van Europa tot stand komen. Wat vandaag nog vrijwillig is, kan morgen verplicht worden zodra de Europese lidstaten de ViDA-voorstellen definitief vastleggen.
Is e-facturatie al verplicht voor jouw bedrijf?
Voor leveringen aan de overheid is het antwoord simpel: ja. E-facturatie aan Rijksoverheid en veel lokale overheden is al verplicht bij een groot deel van de aanbestedingen en opdrachten. Wie als leverancier voor een ministerie of gemeente werkt, factureert vandaag al via een gestructureerd formaat.
Voor B2B-facturatie tussen bedrijven ligt dat anders. Nederland kent nog geen algemene verplichting, maar de richting staat vast: de Rijksoverheid werkt de Europese ViDA-agenda uit en verwacht dat bedrijven zich nu al voorbereiden in plaats van te wachten op de definitieve invoeringsdatum.
Sommige ondernemers hebben meer haast dan anderen:
- Overheidsleveranciers moeten nu al voldoen, dus voor hen is dit geen toekomstproject maar een lopende verplichting.
- Bedrijven die internationaal zakendoen, vooral binnen de Europese Unie, krijgen sneller te maken met klanten of partners die al op Peppol overgestapt zijn.
- Bedrijven met veel repeterende facturen, zoals mkb's met vaste maandelijkse klanten, profiteren het meest van vroege automatisering, omdat de tijdsbesparing zich elke maand herhaalt.
| Situatie | Status verplichting |
|---|---|
| Factureren aan Rijksoverheid of gemeenten | Al verplicht bij veel opdrachten |
| B2B binnen Nederland | Nog niet verplicht, wel in ontwikkeling via ViDA |
| Internationale B2B binnen de EU | Toenemende druk vanuit Peppol-netwerken bij partners |
Hoe stel je je boekhouding stap voor stap in op e-facturatie?
Je hoeft niet in één keer je hele administratie om te bouwen. Een geleidelijke aanpak werkt beter en levert minder fouten op.
- Controleer je huidige boekhoudpakket. Pakketten zoals Yuki en Exact Online bieden al ondersteuning voor Peppol-aansluiting of werken samen met een accesspoint-leverancier. Check of jouw versie dat al kan.
- Kies een Peppol-accesspoint of laat je pakketleverancier dit regelen. Leg vast wie verantwoordelijk is voor de technische aansluiting: jijzelf, je boekhouder of de softwareleverancier.
- Stel je factuursjablonen en veldmapping in. Elk verplicht veld, van btw-id tot leveringsdatum, moet correct worden gekoppeld aan het UBL-formaat.
- Test de uitwisseling met een paar klanten. Begin met klanten die zelf al op e-facturatie werken, zodat je snel ziet of de verzending en ontvangst goed verlopen.
- Leg je proces vast in een kort document. Beschrijf wie een factuur aanmaakt, wie controleert, hoe verzending verloopt en waar je facturen archiveert voor de bewaarplicht.
Automatisering met pakketten zoals Yuki of Exact Online helpt fouten in factuurnummering en btw-berekening te voorkomen, en dat weegt zwaarder naarmate je meer facturen per maand verstuurt.
Pro-tip: Werk met één vaste factuurreeks per administratieonderdeel, bijvoorbeeld per vestiging of dienst. Dat voorkomt dat twee medewerkers per ongeluk hetzelfde nummer gebruiken en houdt je nummering aantoonbaar opeenvolgend.
Wie de eerste stap zelf niet wil zetten, kan de boekhouding laten inrichten door een partij die dagelijks met deze pakketten werkt.
Welke uitzonderingen gelden voor vereenvoudigde facturen en KOR?
Niet elke factuur moet de volledige lijst met vermeldingen bevatten. Voor kleine bedragen mag je een vereenvoudigde factuur gebruiken, met minder verplichte gegevens: je naam en adres, de datum, een omschrijving en het te betalen btw-bedrag zijn dan voldoende. Voor horeca en taxivervoer gelden vergelijkbare verlichte regels, vaak zonder dat een volledig gespecificeerde factuur nodig is bij kleine bedragen.
Val je onder de kleineondernemersregeling, dan vermeld je geen btw op je factuur, maar wel een duidelijke verwijzing naar je KOR-status zodat je klant begrijpt waarom er geen btw-bedrag staat.
Bij grensoverschrijdende situaties gelden aparte aandachtspunten. Lever je intracommunautair aan een ander bedrijf binnen de EU, dan verleg je meestal de btw en vermeld je het btw-id van je klant op de factuur. Lever je aan particulieren in een andere EU-lidstaat, dan gelden vaak andere btw-regels afhankelijk van omzetdrempels per land.
Ontdek je een fout ná verzending, corrigeer die dan nooit door de originele factuur aan te passen. Stuur een creditnota met een duidelijke verwijzing naar het oorspronkelijke factuurnummer, en stel daarna een nieuwe, correcte factuur op. De meest voorkomende fouten blijven hardnekkig simpel: een verkeerd adres, een dubbel factuurnummer of een btw-tarief dat niet aansluit bij de geleverde dienst.
Hoe pakt Smart ZZP de overstap naar e-facturatie aan?
Sinds de oprichting in 2014 begeleidt Smartzzp zzp'ers en mkb-ondernemers bij hun volledige administratie, met Yuki en Exact Online als vaste boekhoudpakketten. Die ervaring vertaalt zich in een vast stappenplan wanneer een klant wil overstappen op e-facturatie.
- Eerst volgt een software-audit: welk pakket gebruikt de klant nu, en welke Peppol-mogelijkheden zitten daar al in?
- Daarna richten we de Peppol-aansluiting in en koppelen we de juiste velden aan het UBL-formaat.
- Vervolgens testen we de uitwisseling met een beperkt aantal klanten voordat we breder uitrollen.
- Tot slot draagt Smartzzp de procedures over, zodat de ondernemer of het interne team zelfstandig verder kan.
Vooral ondernemers die leveren aan overheidsinstanties of internationaal zakendoen, hebben baat bij deze begeleiding, omdat zij het snelst met Peppol-verplichtingen te maken krijgen.
Een goed ingerichte administratie is geen kostenpost, maar het verschil tussen een factuur die binnen dagen betaald wordt en een die maanden blijft liggen omdat er een veld ontbreekt.
Gelden er andere factuurregels in de zorg en het onderwijs?
Zorgverleners en onderwijsinstellingen hanteren dezelfde basisvereisten als elke andere ondernemer, maar de praktijk kent extra aandachtspunten. Veel zorgdiensten zijn vrijgesteld van btw, wat betekent dat je op de factuur geen btw-bedrag vermeldt maar wel duidelijk maakt dat het om een vrijgestelde prestatie gaat. Vermeld je AGB-code of praktijk-registratienummer erbij, dan voorkomt dat vragen van zorgverzekeraars bij de afhandeling.
Facturen aan zorgverzekeraars lopen vaak via een apart declaratiesysteem, los van de reguliere btw-facturatie aan particuliere klanten. Die twee stromen mag je niet met elkaar verwarren: een declaratie bij een verzekeraar volgt andere velden en codes dan een factuur aan een particulier die zelf de rekening betaalt.
Onderwijsinstellingen die btw-vrijgestelde lesactiviteiten aanbieden, zitten in een vergelijkbare situatie. Bijkomende diensten zoals lesmateriaal of excursies kunnen wel btw-plichtig zijn, waardoor één instelling op verschillende facturen met en zonder btw kan werken. De uitdaging zit in het correct scheiden van vrijgestelde en belaste omzet, niet in de factuurvorm zelf.
Werk je met wisselende tarieven binnen één sector, zoals een praktijk die zowel vrijgestelde zorg als btw-plichtige coaching aanbiedt? Splits dat dan altijd per regel op de factuur uit, met het juiste tarief per dienst. Een gemengde factuur zonder duidelijke splitsing is een van de meest voorkomende controlepunten bij een btw-controle.
Hoe factureer je correct naar het buitenland?
Internationale facturen vragen om een paar extra controles, maar de basis blijft Nederlands recht: ook een factuur aan een buitenlandse klant moet aan de Nederlandse factuureisen voldoen, aangevuld met specifieke vermeldingen voor grensoverschrijdende handel.
Lever je aan een bedrijf binnen de Europese Unie, vermeld dan het btw-id van je klant en de tekst die aangeft dat de btw verlegd is naar de afnemer. Vergeet je dat, dan loopt je klant het risico de btw niet te kunnen verrekenen, met alle discussie die daarbij komt.
Bij leveringen buiten de EU geldt vaak een nultarief voor de btw, maar dan moet je wel kunnen aantonen dat de goederen daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Bewaar transportdocumenten en douanepapieren bij je administratie, want die vormen het bewijs bij een eventuele controle.
Werk je met klanten die zelf al op Peppol zitten, dan loont het om vroeg te testen of jouw systeem daarmee kan communiceren. Grote internationale afnemers, vooral in Scandinavië en delen van Zuid-Europa waar e-facturatie al langer verplicht is, verwachten steeds vaker een gestructureerde factuur in plaats van een pdf.
Werk je met buitenlandse leveranciers of onderaannemers, dan is het ook slim om je bedrijfsrisico's goed af te dekken. Een partij als Zakelijkeverzekering geeft een goed overzicht van welke verzekeringen daarbij relevant zijn, zeker wanneer een factuurgeschil financiële gevolgen krijgt.
Wat de meeste adviezen over factureren missen
De meeste stukken over factureren behandelen de wettelijke checklist en stoppen daar. Dat is precies waar het misgaat: een factuur die formeel klopt maar traag verstuurd wordt, kost je net zoveel geld als een factuur met een fout btw-tarief. Betalingsachterstand begint vaker bij een gebrek aan discipline in het proces dan bij onwetendheid over de regels.
Wat ik onderschat vind: hoeveel ondernemers nog denken dat e-facturatie "iets voor later" is omdat B2B nog niet verplicht is. Dat klopt formeel, maar de druk komt niet alleen van de wetgever. Ze komt van klanten die zelf al overgeschakeld zijn en een gestructureerde factuur verwachten, niet een pdf die iemand handmatig moet overtypen.
Mijn advies: begin niet met de techniek, begin met je nummering en je klantenbestand op orde krijgen. Een Peppol-aansluiting regelen op een rommelige administratie verplaatst het probleem alleen maar. Wie eerst zijn basisproces strak zet, ondervindt bij de overstap naar e-facturatie nauwelijks weerstand.
— Smartzzp
Hulp nodig bij compliant factureren en e-facturatie?
Smartzzp is het aanspreekpunt voor zzp'ers en mkb-ondernemers die hun factuurproces niet zelf willen uitpluizen, maar wel zeker willen weten dat het klopt. Met vaste maandelijkse abonnementskosten weet je vooraf wat je betaalt, zonder verrassingen achteraf.
Onze aanpak begint met een software-audit van je huidige pakket, gevolgd door de aansluiting op Peppol waar nodig en een testfase voordat we iets definitief overdragen. We werken sinds 2014 met Yuki en Exact Online, en die combinatie van software-ervaring en persoonlijke begeleiding vanuit onze vestigingen in Amsterdam en Haarlem maakt het verschil tussen zelf uitzoeken en gewoon laten regelen.
Wil je weten of je administratie klaar is voor de e-facturatie-eisen van 2026? Bekijk de mogelijkheden bij financiële administratie en vraag een vrijblijvend gesprek aan.
Bronnen
- Facturen maken en sturen | Ondernemersplein
- Aan welke eisen moeten facturen voldoen? | Belastingdienst
- Beantwoording vragen over verplichting e‑facturatie | Rijksoverheid (kamerstuk)
- 12 dingen die verplicht op facturen moeten staan | Wolters Kluwer