Boek een retour door de creditnota of terugbetaling te verwerken in het tijdvak waarin je crediteert, en corrigeer omzet, voorraad en btw daar direct op. De Belastingdienst, RJ 270 en de wettelijke 14 dagen bedenktijd zijn je vaste ijkpunten. Hieronder lees je hoe je boekingen, btw, voorraad, koppelingen en maandelijkse controles inricht.
Kort samengevat:
- Maak bij een retour een creditfactuur die naar de oorspronkelijke verkoop verwijst; boek omzet en btw terug, herstel verkoopbare voorraad en verwerk de terugbetaling.
- Corrigeer de btw in het tijdvak waarin je de creditnota uitreikt of terugbetaalt; terugbetaalde verzendkosten volgen het belastingtarief van het geretourneerde product.
- Volgens RJ 270 neem je bij verwachte retouren een terugbetalingsverplichting en een actief voor retourgoederen op; zonder betrouwbare schatting stel je omzetverantwoording uit.
- Controleer maandelijks of openstaande creditnota’s zijn terugbetaald, bankmutaties aansluiten op retourorders, de voorraad overeenkomt met het magazijn en terugbetalingen in het juiste aangiftetijdvak zijn verwerkt.
Inhoudsopgave
- Welke boekingen maak je bij een retour?
- Btw bij retouren: wanneer corrigeer je en wat meld je?
- Voorraad en balans volgens RJ 270: wanneer is omzet definitief?
- Retouren automatiseren: koppelingen tussen webshop, voorraad en boekhouding
- Veelgemaakte fouten en een maandelijkse controlelijst
- Wanneer is uitbesteden van je retouradministratie verstandig?
- Zo ontzorgen wij je bij retouradministratie
- Veelgestelde vragen
- Bronnen
Welke boekingen maak je bij een retour?
Een retour is in de boekhouding meestal het spiegelbeeld van de verkoop. Boekhoudhandleidingen beschrijven dat je een creditfactuur maakt, de voorraad herstelt en het product bij een latere verkoop opnieuw boekt.
Werk een retour in deze volgorde af:
- Maak een creditfactuur aan die verwijst naar de oorspronkelijke verkoopfactuur.
- Boek de omzet en de btw terug op de creditfactuur.
- Boek de goederen terug in de voorraad en herstel de kostprijs.
- Boek de terugbetaling af op de bank of tussenrekening.
Bij een volledige terugbetaling lopen alle vier de stappen door. Bij een ruiling crediteer je de oorspronkelijke order en maak je een nieuwe verkoopfactuur voor het vervangende artikel. Kost het ruilartikel meer of minder, dan boek je alleen het verschil als bijbetaling of terugbetaling.
Is het product niet meer verkoopbaar, bijvoorbeeld door beschadiging of een verbroken verzegeling? Dan herstel je de voorraad niet tegen de volle kostprijs. Je boekt een waardevermindering of schrijft het artikel af, zodat je voorraadwaarde niet te hoog staat.
Btw bij retouren: wanneer corrigeer je en wat meld je?
Je corrigeert de btw in het aangiftetijdvak waarin je de creditnota uitreikt of de terugbetaling doet. Een oude aangifte hoef je daarvoor meestal niet te herzien. De Belastingdienst legt uit dat je in bepaalde situaties btw kunt terugvragen, zoals bij een prijsvermindering of een verbroken overeenkomst, en dat je dat doet in het tijdvak waarin de situatie zich voordoet.
Let op: de btw over terugbetaalde verzendkosten volgt het tarief van het geretourneerde product.
In de praktijk gaat het zo:
- De creditfactuur verschijnt als negatief bedrag in je btw-aangifte, bij de rubriek waarin de oorspronkelijke verkoop stond.
- Leverde je aan een zakelijke klant in een ander EU-land, dan corrigeer je ook je opgaaf ICP.
- Heb je de aangifte al ingediend? Reik dan de creditfactuur uit en verwerk de correctie in het huidige tijdvak, of volg de correctieprocedure van de Belastingdienst.
Voor niet-geaccepteerde leveringen beschrijft de Belastingdienst de procedure voor ICP- en btw-correcties op de pagina klant accepteert de goederen niet. Meer achtergrond over de btw-plichten van webshops vind je in ons artikel over btw e-commerce regels. Verkoop je ook aan EU-consumenten? Dan helpt onze uitleg over de OSS-regeling.
Voorraad en balans volgens RJ 270: wanneer is omzet definitief?
Verwacht je retouren, dan is een deel van je omzet nog niet definitief. Volgens RJ 270 neem je bij verwachte retouren een terugbetalingsverplichting op in je balans, naast een actief voor goederen die je terugontvangt. Zijn er te weinig betrouwbare gegevens om te schatten, dan stel je de omzetverantwoording uit.
Dit betekent concreet:
- Omzet telt als definitief wanneer de bedenktermijn is verstreken of wanneer je de retourkans betrouwbaar kunt inschatten.
- Daarvoor boek je een terugbetalingsverplichting voor het deel van de omzet dat waarschijnlijk terugkomt.
- Daartegenover staat een actief voor de goederen die je terug verwacht te ontvangen.
- In je eerste verkoopjaar mis je historische retourcijfers. Wacht dan met omzeterkenning, of schat voorzichtig op basis van branchecijfers.
Voor consumenten geldt bij verkoop op afstand doorgaans 14 dagen bedenktijd, en je moet hen daar vooraf over informeren. Die termijn bepaalt in de praktijk hoe lang een order retourgevoelig blijft.
Geretourneerde goederen waardeer je naar hun staat. Een verkoopbaar artikel gaat terug tegen kostprijs, een beschadigd artikel tegen de lagere opbrengstwaarde. Meer over het inrichten van je voorraadadministratie lees je in ons artikel over voorraadadministratie retail.
Retouren automatiseren: koppelingen tussen webshop, voorraad en boekhouding
Een koppeling geeft retouren op verschillende manieren door. Sommige koppelingen werken de bestelling bij, andere maken een nieuwe transactie aan of gebruiken een aparte entiteit "retouren". Controleer in je eigen pakket welke variant je gebruikt, want daar hangt je creditnotaproces van af.
Zet je koppeling zo op:
- Laat de retourstatus in je webshop automatisch doorstromen naar je boekhoudpakket.
- Laat het pakket per retour een creditnota aanmaken, gekoppeld aan de oorspronkelijke order.
- Laat de voorraad automatisch bijwerken zodra het magazijn een retour inboekt.
- Gebruik retourtags per reden, zodat je later kunt analyseren waarom klanten terugsturen.
- Stel importfilters in die retouren apart van normale verkopen tonen.
Naarmate het aantal retouren stijgt, kan automatiseren handmatig werk en fouten helpen beperken. Marktplaatsen als eBay raden ook aan om retourregels en retourprocessen duidelijk en geautomatiseerd in te richten. Hoe je je boekhouding daarvoor opzet, lees je in ons artikel over het inrichten van de boekhouding in de detailhandel.
Veelgemaakte fouten en een maandelijkse controlelijst
De meeste verschillen ontstaan door drie fouten: een retour in de verkeerde periode boeken, een creditnota vergeten en de voorraad niet bijwerken. Wie veel retouren heeft, ziet dit snel terug in btw-verschillen. Thuiswinkel noemt retourpercentages die per productgroep sterk verschillen, met kleding en schoenen als zwaarste categorie. Hoe hoger je retourvolume, hoe belangrijker een vaste controle.
Loop elke maand deze punten na:
- Staan er openstaande creditnota's zonder bijbehorende terugbetaling?
- Komen bankafschriften en retourorders overeen?
- Klopt de voorraad in je boekhouding met het magazijn of de fulfilmentpartner?
- Zitten alle terugbetalingen in het juiste btw-tijdvak?
Ontdek je een fout? Maak alsnog de creditnota aan, corrigeer de boeking in het lopende tijdvak en leg kort vast wat er is gebeurd. Twijfel je over een eerder ingediende aangifte, leg het dan voor aan je belastingadviseur. Wie bovendien wil weten wat retouren kosten, kan kijken naar het onderzoek van de KVK, dat per retour een bedrag van circa € 12,50 noemt. Ook marketing speelt mee: lees bijvoorbeeld hoe winkelwagenverlating je omzet raakt.
Wanneer is uitbesteden van je retouradministratie verstandig?
Bij ons zien we dat retouren zelden het probleem zijn, maar wel de administratie eromheen. Ondernemers boeken te laat, vergeten een creditnota of laten de voorraad en de boekhouding uit elkaar lopen. Wij nemen die taken uit handen: we richten koppelingen in, stemmen de voorraad af en verzorgen de afgrenzing voor de jaarrekening.
Uitbesteden loont als het volume stijgt, je weinig tijd hebt of de kans op fouten in je btw-aangifte toeneemt. Een webshop met veel kleding of schoenen merkt dat sneller dan een shop met weinig retouren. Neem dit mee in je afweging: elke uur dat je aan handmatig boekwerk besteedt, gaat af van tijd voor inkoop en klantcontact.
— Smartzzp
Zo ontzorgen wij je bij retouradministratie
Met onze boekhouding en financiële administratie nemen we het boekwerk rond retouren van je over: creditnota's, btw-correcties en voorraadafstemming. We werken met Yuki en Exact Online en richten onze boekhouding in op de verwerking van retouren. Ons jaarwerk regelt de afgrenzing voor je jaarrekening. Onze pakketten, zoals SmartZZP Start, beginnen vanaf € 80 per maand. Plan een gesprek via Smartzzp en we bekijken samen hoe we jouw retourproces aansluiten op je boekhouding.
Dit artikel bevat algemene informatie en vervangt niet het advies van een gekwalificeerde financieel adviseur. Raadpleeg een gekwalificeerde financiële professional over uw eigen situatie voordat u op basis van deze inhoud handelt.
Veelgestelde vragen
Wat zegt de wet over retourneren bij een webshop?
Consumenten die online kopen hebben doorgaans recht op 14 dagen bedenktijd, en je moet hen daar als verkoper over informeren. Dat staat op de pagina van de Rijksoverheid. Binnen die termijn mag de klant zonder opgave van reden annuleren.
Wat zijn de retourkosten voor een webshop?
De kosten bestaan uit tijd, verzending en eventuele waardevermindering van het product. Het KVK-onderzoek noemt circa € 12,50 per retour. Het precieze bedrag hangt af van je productgroep en je logistiek.
Wanneer corrigeer ik de btw bij een retour?
Je corrigeert in het aangiftetijdvak waarin je de creditnota uitreikt of de terugbetaling doet. De btw over terugbetaalde verzendkosten volgt het tarief van het geretourneerde product. Een oude aangifte hoef je meestal niet te herzien.
Wat betekent e-commerce retailer?
Een e-commerce retailer verkoopt producten rechtstreeks aan klanten via een webshop of marktplaats. Voor de boekhouding betekent dit dat je verkoop op afstand administreert, inclusief retouren, terugbetalingen en btw.