Kasstelsel voor de btw in de horeca: zo werkt het

Heb je een restaurant, café, lunchroom of snackbar? Dan reken je de btw volgens het kasstelsel. Je geeft btw aan over het geld dat je in een aangifteperiode echt ontvangt, contant of via de pin, en niet over de facturen die je verstuurt. De Belastingdienst verplicht dit stelsel voor horecabedrijven. Je mag er alleen van afzien als dat duidelijk uit je administratie blijkt. Hieronder lees je wat dit in de praktijk betekent: wanneer je btw afdraagt, wanneer je btw over inkopen terugkrijgt, hoe je 9% en 21% op één bon uit elkaar houdt en welke administratie je nodig hebt voor een kloppende aangifte.

Smartzzp

smartzzp.nl

Houd grip op je horeca-btw

Smart ZZP verzorgt boekhouding en btw-aangiftes voor horecaondernemers, met persoonlijke begeleiding en heldere cijfers.

Bekijk de dienstverlening

Kort samengevat

Horecaondernemers moeten het kasstelsel gebruiken: de btw over je omzet hoort bij de periode waarin het geld binnenkomt.
De btw over inkopen trek je af zodra je de inkoopfactuur hebt ontvangen. Je hoeft niet te wachten tot je hem hebt betaald.
Het stelsel bepaalt alleen wanneer je btw aangeeft, niet hoeveel. De tarieven blijven 9% voor eten en alcoholvrije dranken en 21% voor alcohol.
Werk je vooral op rekening voor zakelijke klanten? Dan kun je kiezen voor het factuurstelsel, zolang je administratie dat duidelijk laat zien.
Ook in een kwartaal zonder omzet doe je btw-aangifte. Een goed ingestelde kassa met een dagelijkse kassastaat is de basis.

Inhoudsopgave

Wat het kasstelsel inhoudt
Verplicht voor de horeca, met één uitzondering
Wanneer je btw aangeeft en wanneer je aftrekt
Rekenvoorbeeld: een kwartaal in een eetcafé
Twee tarieven op één bon: 9% en 21%
Forfaitaire berekeningsmethoden: als je kassa niet per tarief splitst
Je administratie op orde onder het kasstelsel
Onze kijk op het kasstelsel in de horeca
Je horeca-administratie laten verzorgen
Veelgestelde vragen
Bronnen

Wat het kasstelsel inhoudt

Nederland kent twee manieren om de btw over je omzet te berekenen. Bij het kasstelsel ga je uit van de ontvangsten in de aangifteperiode. Bij het factuurstelsel ga je uit van de facturen die je in die periode hebt verstuurd en ontvangen. Zo beschrijft de Belastingdienst het verschil. Kort gezegd: het kasstelsel volgt het geld, het factuurstelsel volgt het papier.

Bij het factuurstelsel geef je de btw aan in de periode waarin je de factuur hebt uitgereikt of uiterlijk had moeten uitreiken. Betaalt een klant pas twee maanden later, dan heb je de btw al voorgeschoten. Bij het kasstelsel speelt dat niet. Je draagt de btw af als het geld binnen is.

Voor een horecazaak past dat goed. Bijna al je gasten zijn particulieren die direct afrekenen, dus omzet en ontvangst vallen meestal op dezelfde dag. Je kassasysteem registreert die betalingen al, en die gegevens vormen de basis van je btw-aangifte.

	Kasstelsel	Factuurstelsel
Grondslag btw op omzet	Ontvangen geld in de periode	Verstuurde facturen in de periode
Wanneer btw afdragen	Als het geld binnen is	Als de factuur is (of had moeten zijn) uitgereikt
Aftrek btw op inkopen	Bij ontvangst van de inkoopfactuur	Bij ontvangst van de inkoopfactuur
Past bij	Horeca, winkels, verkoop aan particulieren	Bedrijven die vooral op rekening werken
Voorfinanciering btw	Nee	Ja, bij late betalers

Twijfel je welk stelsel het beste bij je onderneming past, bijvoorbeeld omdat je naast je zaak ook veel catering op rekening doet? In ons artikel over kasstelsel of factuurstelsel kiezen zetten we de afwegingen voor je op een rij.

Verplicht voor de horeca, met één uitzondering

Op de lijst van de Belastingdienst staan winkeliers, marktkooplieden, kappers, fietsenmakers en andere ondernemers die vooral aan particulieren leveren. Horecabedrijven staan er ook op. Voor hen is het kasstelsel de standaard, tenzij je duidelijk kiest voor het factuurstelsel.

De regeling achter deze lijst is het Besluit administratieve verplichtingen omzetbelasting. Daarin staat dat aangewezen ondernemers die niet aan andere ondernemers "plegen te presteren" het kasstelsel toepassen. Daarvan is sprake als je minstens 80% van je prestaties aan niet-ondernemers levert. Omdat "plegen" ook iets zegt over duurzaamheid, kijkt de Belastingdienst daarbij naar een langere periode dan één kalenderjaar.

Wanneer kies je dan voor het factuurstelsel? Vooral als je bedrijf in de praktijk meer op een cateraar of evenementenbedrijf lijkt dan op een restaurant. Denk aan een zaak die veel bedrijfsborrels, vergaderarrangementen en zakelijke lunches op rekening levert. De keuze moet dan uit je administratie blijken: je boekt je omzet consequent op factuurdatum en je debiteurenadministratie sluit daarop aan. Overstappen alleen in een kwartaal waarin het toevallig gunstig uitkomt, is niet de bedoeling. Kies één stelsel en houd het consequent aan.

Verplicht voor de horeca, met één uitzondering

Wanneer je btw aangeeft en wanneer je aftrekt

Dit is waar het kasstelsel in de horeca vooral om draait: de timing.

Btw op je omzet. Die geef je aan in de periode waarin je het geld ontvangt. Rekent een gast op 31 maart om 23.00 uur af, dan hoort die omzet in het eerste kwartaal. Betaalt een bedrijf de rekening van een personeelsfeest van eind maart pas in april, dan hoort de btw daarover in het tweede kwartaal.

Btw op je inkopen. Hier werkt het kasstelsel voor jou. Voor de aftrek van voorbelasting hoef je niet te wachten tot je de inkoopfactuur hebt betaald. Krijg je eind juni een factuur van je groothandel met een betaaltermijn van dertig dagen? Dan trek je de btw al af in de aangifte over het tweede kwartaal, ook als je pas in juli betaalt.

Onder de streep levert dat vaak een klein liquiditeitsvoordeel op. Je draagt btw af over geld dat je al hebt, en je haalt btw terug over inkopen die je soms nog moet betalen.

Nog een paar situaties die in de horeca vaak voorkomen:

Aanbetalingen en reserveringsgeld. Omdat het kasstelsel het geld volgt, hoort een ontvangen aanbetaling voor een diner of feest in de periode waarin het bedrag binnenkomt. Dat kan dus eerder zijn dan het feest zelf. Geef de aanbetaling in je kassa of boekhouding meteen het juiste btw-tarief.
Openstaande rekeningen. Een zakelijke klant die niet betaalt, levert onder het kasstelsel ook nog geen btw-plicht op. Je draagt pas af als het geld binnen is.
Pin en contant. Allebei tellen ze als ontvangst. De dagomzet uit je kassa, uitgesplitst naar betaalwijze en tarief, is je bewijs.

Rekenvoorbeeld: een kwartaal in een eetcafé

Stel: je hebt een eetcafé in Haarlem en maakt de aangifte over het derde kwartaal op. De bedragen hieronder zijn een voorbeeld en geen gemiddelde voor de branche.

Omzet tegen 9%. Je kassa laat zien dat je dit kwartaal € 54.500 inclusief btw hebt ontvangen voor eten, koffie, thee en frisdrank. De btw daarin is € 54.500 × 9/109 = € 4.500.
Omzet tegen 21%. Voor bier, wijn en sterke drank ontving je € 24.200 inclusief btw. De btw daarin is € 24.200 × 21/121 = € 4.200.
Verschuldigde btw. Samen draag je € 8.700 af.
Voorbelasting. Je ontving dit kwartaal inkoopfacturen van je groothandel, je brouwerij, je energieleverancier en je accountant met in totaal € 3.100 btw. Twee facturen betaal je pas in oktober, maar die btw trek je nu al af.
Te betalen. € 8.700 − € 3.100 = € 5.600.

Een bedrijf hield eind september een lunch bij je, met een rekening van € 1.090 tegen 9%. De klant betaalt op 10 oktober. De € 90 btw over die lunch hoort dan pas in je aangifte over het vierde kwartaal. Bij het factuurstelsel had je hem al in het derde kwartaal afgedragen.

Twee tarieven op één bon: 9% en 21%

Het kasstelsel zegt alleen wanneer je btw aangeeft. Welk tarief geldt, staat daar los van. In de horeca werk je bijna altijd met twee tarieven tegelijk: 9% voor eten en alcoholvrije dranken en 21% voor alcoholhoudende dranken. Het product bepaalt het tarief, niet de plek waar het wordt geconsumeerd. Bij arrangementen met eten en alcohol verdeel je de prijs naar verhouding over beide tarieven.

Hier gaat het in de praktijk het vaakst mis. Een kassa die een huiswijn als 9% boekt of een arrangement helemaal onder één tarief zet, levert bij een controle al snel een naheffing op. In onze uitleg over het kassasysteem goed instellen lees je per productgroep hoe je dat voorkomt. Bezorg je ook of verkoop je afhaalmaaltijden? Lees dan ook ons stuk over het btw-tarief bij bezorgen of afhalen.

Twee tarieven op één bon: 9% en 21%

Forfaitaire berekeningsmethoden: als je kassa niet per tarief splitst

Niet elke zaak kan zijn omzet per tarief uit de kassa halen, bijvoorbeeld een kleine snackbar met een eenvoudige kassa. Daarom kent het kasstelsel drie forfaitaire berekeningsmethoden voor ondernemers die goederen met verschillende btw-tarieven leveren. Je verdeelt je omzet dan via een vaste rekenmethode over 9% en 21%, op basis van je inkopen.

Let op de timing. Je mag een forfaitaire methode pas gebruiken vanaf het (boek)jaar na het jaar waarin je je voornemen schriftelijk bij het belastingkantoor meldt. Wil je in 2027 zo rekenen, dan moet die melding dus in 2026 gedaan zijn. Met een moderne kassa die per artikel het tarief registreert, heb je zo'n methode meestal niet nodig. Dat is ook de nauwkeurigste route.

Je administratie op orde onder het kasstelsel

Omdat het kasstelsel om ontvangsten draait, moet je je kassa en je bank sluitend kunnen maken. Dit houd je bij:

Dagelijkse kassastaat of Z-rapport. De omzet per dag, verdeeld over 9% en 21% en over contant, pin en overige betaalwijzen.
Kasboek. Het contante saldo aan het begin en eind van de dag, stortingen bij de bank en contante uitgaven.
Bankafschriften. De bijschrijvingen van je pinomzet en de betalingen van zakelijke klanten moeten aansluiten op je kassa.
Inkoopfacturen. Op naam van je bedrijf, met een correct btw-bedrag. Bewaar ze ook als je nog niet hebt betaald, want je trekt de btw al af.
Facturen aan zakelijke klanten. Ook onder het kasstelsel geef je een volledige factuur als een bedrijf om een rekening vraagt, bijvoorbeeld voor een zakelijke lunch.
Correcties voor privégebruik. Neem je zelf iets uit de voorraad, of gebruik je een auto van de zaak privé, dan houd je daar in je aangifte rekening mee.

Zo maak je de btw-aangifte

Tel per tarief je ontvangsten uit de kassastaten en de betaalde zakelijke rekeningen van de periode op.
Reken de btw eruit (× 9/109 en × 21/121) of laat je boekhoudpakket dat doen.
Tel de btw op van alle inkoopfacturen die je in de periode hebt ontvangen.
Verwerk beide in de aangifte. Het verschil betaal je of krijg je terug.
Dien de aangifte op tijd in, ook als je zaak een periode dicht was. Ook zonder omzet doe je aangifte, een zogenaamde nulaangifte.

Een valkuil in de horeca is je eigen zakelijke eten en drinken. Btw op eten en drinken dat je in een horecagelegenheid gebruikt, mag je niet aftrekken. Dat geldt dus ook voor een etentje met een leverancier bij een collega-restaurant. Wil je het hele proces nog eens stap voor stap doorlopen? Lees dan onze btw-aangifte uitgelegd. Kijk je verder dan de btw, dan helpt onze praktische gids voor horecaondernemers bij de inkomsten- of vennootschapsbelasting.

Onze kijk op het kasstelsel in de horeca

Sinds 2014 werken we voor ondernemers in de horeca, van eetcafés tot lunchrooms. Wat ons opvalt: het kasstelsel zelf is zelden het probleem. Het idee is eenvoudig, je draagt btw af als het geld binnen is. De fouten ontstaan eerder, bij de kassa, bij de tariefindeling en bij de aansluiting tussen kassa, kas en bank.

Daarom beginnen we bij een nieuwe horecaklant niet met de aangifte, maar met de gegevens. Klopt de tariefinstelling per product? Sluiten de pinontvangsten aan op het Z-rapport? Worden aanbetalingen en zakelijke rekeningen in de juiste periode geboekt? Als dat goed staat, is de btw-aangifte een controle en geen zoektocht meer.

We werken met Yuki en Exact Online, zodat je cijfers digitaal en actueel zijn en je op elk moment ziet wat je aan btw opzij moet zetten. Je hebt een vaste boekhouder die je zaak kent. Wie een seizoensgebonden zaak heeft of personeel met wisselende roosters, merkt hoeveel rust dat geeft.

Het kasstelsel is gemaakt voor ondernemers die direct afrekenen met hun gasten. Gebruik het goed, met een strakke administratie, en het werkt in je voordeel.

Smartzzp

Je horeca-administratie laten verzorgen

Wil je je zaak runnen in plaats van kassastaten uitzoeken? Wij nemen je boekhouding en btw-aangiftes over, van het verwerken van je kassa- en bankgegevens tot de aangifte zelf. Onze abonnementen hebben vaste maandprijzen: SmartZZP Start vanaf € 80 per maand, Groei vanaf € 125, Plus vanaf € 175 en Pro vanaf € 225 per maand. Zo weet je vooraf waar je aan toe bent.

Smartzzp

Bekijk onze abonnementen voor ondernemers of lees meer over het verzorgen van je belastingaangiftes. Heb je personeel in de bediening of de keuken? Dan regelen we ook je salarisadministratie. Voor elke loonstrook rekenen we dan een toeslag bovenop je abonnement.

Veelgestelde vragen

Moet ik als horecaondernemer zelf aangeven dat ik het kasstelsel gebruik?

Nee, voor horecabedrijven is het kasstelsel de standaard. Je hoeft er geen toestemming voor te vragen. Wil je juist het factuurstelsel gebruiken, dan moet dat duidelijk uit je administratie blijken.

Wanneer trek ik de btw op mijn inkopen af?

In de periode waarin je de inkoopfactuur ontvangt. Of je hem al hebt betaald, maakt voor de aftrek niet uit. Zorg wel dat de factuur op naam van je bedrijf staat en het btw-bedrag correct vermeldt.

Verandert het kasstelsel iets aan de btw-tarieven?

Nee. Het stelsel bepaalt alleen in welke periode je btw aangeeft. Eten en alcoholvrije dranken blijven onder 9% vallen, alcoholhoudende dranken onder 21%, wat je stelsel ook is.

Wat als mijn kassa de omzet niet per btw-tarief splitst?

Dan kun je een van de drie forfaitaire berekeningsmethoden gebruiken. Die mag je pas toepassen vanaf het jaar na je schriftelijke melding bij de Belastingdienst. Een kassa die per artikel het juiste tarief registreert, is meestal de eenvoudigere en nauwkeurigere oplossing.

Moet ik aangifte doen als mijn zaak een kwartaal dicht was?

Ja. Ook als je in een periode geen omzet had, doe je btw-aangifte. Je dient dan een nulaangifte in, of je trekt de voorbelasting af op kosten die je in die periode wel had.