Als werkgever moet u verzuim registreren en de stappen van de Wet verbetering poortwachter volgen, met kritieke termijnen in week 6, 8, 52 en 93. U mag alleen niet-medische verzuimgegevens vastleggen: diagnoses en ziekteoorzaken horen uitsluitend bij de bedrijfsarts of arbodienst. Wie deze termijnen en grenzen negeert, loopt het risico op een loonsanctie van het UWV.
Kort samengevat:
- Alleen niet-medische verzuimgegevens mogen worden geregistreerd, zoals contactgegevens, verwachte duur en bedrijfsafspraken, terwijl diagnoses en medische details bij de bedrijfsarts blijven.
- Het negeren van wettelijke termijnen en het niet scheiden van medische en niet-medische gegevens kan leiden tot een loonsanctie van het UWV.
- Sinds 27 maart 2026 geldt het advies van de bedrijfsarts als leidend in de re-integratiewet, wat meer rechtszekerheid voor werkgevers betekent.
- Een extern verzuimsysteem moet voldoen aan strikte technische eisen en scheiding tussen medische en niet-medische dossiers, met een verwerkersovereenkomst volgens de AVG.
- Een goede verzuimregistratie begint met de juiste rolverdeling en controleert vaardigheden van leidinggevenden, om fouten in privacy en proces te voorkomen.
Inhoudsopgave
- Welke verzuimgegevens mag u registreren volgens de AVG
- Stap voor stap door de Wet verbetering poortwachter
- Praktische verzuimregistratie: systeem, velden en checklist
- Wie is verantwoordelijk: werkgever, bedrijfsarts, werknemer en UWV
- Veelgemaakte fouten en hoe u ze direct herstelt
- Hoe Smart ZZP werkgevers ontzorgt bij verzuimadministratie
- Wat de meeste werkgevers onderschatten aan verzuimregistratie
- Verzuimadministratie uitbesteden aan Smart ZZP
- Veelgestelde vragen
- Bronnen
Welke verzuimgegevens mag u registreren volgens de AVG
De regels zijn strenger dan veel werkgevers denken. U mag alleen gegevens vastleggen die nodig zijn om verzuim te beheren en loon correct door te betalen, niet om te weten wat er medisch aan de hand is. De Autoriteit Persoonsgegevens is daar helder over: medische dossiers zijn voorbehouden aan de bedrijfsarts of arbodienst, en bij een extern verzuimsysteem is een verwerkersovereenkomst verplicht.
In de praktijk mag u deze gegevens registreren:
- De datum en het tijdstip van de ziekmelding.
- Contactgegevens tijdens het verzuim, zoals telefoonnummer en verblijfadres.
- De vermoedelijke duur van de afwezigheid, zoals door de werknemer ingeschat.
- Lopende afspraken, vervangingen en overdracht van werkzaamheden.
- Of er sprake is van een arbeidsongeval of een vangnetindicatie (zonder medische details).
Wat u nooit mag vastleggen: de aard of oorzaak van de ziekte, een diagnose, behandelgegevens of andere medische bijzonderheden. Die informatie blijft bij de bedrijfsarts, die een eigen medisch dossier bijhoudt met een bewaartermijn van twintig jaar, los van uw personeelsadministratie.
Werkt u met een extern verzuimsysteem, dan gelden technische eisen: meerfactorauthenticatie, passende beveiligingsmaatregelen volgens artikel 32 AVG en een strikte scheiding tussen medische en niet-medische dossiers. Lees ook onze toelichting over de bewaartermijn van het personeelsdossier voor de volledige regels rond opslag en vernietiging.
Pro-tip: Laat uw leidinggevenden nooit medische details noteren in een ziekmeldingsmail of gespreksverslag: verwijs bij twijfel altijd door naar de bedrijfsarts.
Stap voor stap door de Wet verbetering poortwachter
De Wet verbetering poortwachter kent een vaste volgorde met harde deadlines. Mist u een stap, dan kan het UWV een loonsanctie opleggen die uw loondoorbetalingsplicht met maximaal 52 weken verlengt. De Werkwijzer Poortwachter van het UWV beschrijft het hele proces en de documenten die daarbij horen.
- Week 1: meld de werknemer bij de bedrijfsarts of arbodienst zodra duidelijk is dat verzuim langer dan kort duurt.
- Week 6: laat de bedrijfsarts een probleemanalyse opstellen met de belastbaarheid en mogelijkheden tot werk.
- Week 8: stel samen met de werknemer een plan van aanpak op, gebaseerd op die probleemanalyse.
- Week 52: voer de eerstejaarsevaluatie uit en start zo nodig binnen zes weken daarna een tweede re-integratiespoor buiten de eigen organisatie, zoals de eerstejaarsevaluatie van het UWV beschrijft.
- Week 93: rond het re-integratieverslag (RIV) af en dien het in bij de WIA-aanvraag, compleet met probleemanalyse, plannen van aanpak, evaluaties en het actuele oordeel van de bedrijfsarts.
Ontbreekt een onderdeel van het RIV, dan geeft het UWV doorgaans een hersteltermijn van een week voordat een sanctie volgt, zo blijkt uit de werkwijzer.
Sinds 27 maart 2026 geldt het advies van de bedrijfsarts als leidend bij de RIV-toets van het UWV. Volgt u dat advies op, dan geldt dat als voldoende re-integratie-inspanning, wat werkgevers meer rechtszekerheid geeft bij de beoordeling, aldus de Rijksoverheid. Let daarnaast op een aparte wijziging: pgb-zorgverleners met een arbeidsovereenkomst hebben sinds 1 januari 2026 recht op 104 weken loondoorbetaling bij ziekte in plaats van de gangbare termijn, zoals vastgelegd door de Rijksoverheid.
Praktische verzuimregistratie: systeem, velden en checklist
Een goed ingericht verzuimsysteem voorkomt dat niet-medische en medische informatie door elkaar raken. Beperk de velden in uw administratie tot wat echt nodig is: ziekmeldingsdatum, verwachte duur, contactgegevens en een eventuele vangnetindicatie. Alles daarbuiten hoort bij de bedrijfsarts.
Werkt u intern met een eenvoudig formulier, dan houdt u volledige controle maar mist u vaak de koppeling naar loonverwerking en RIV-rapportage. Een extern verzuimsysteem biedt die koppeling wel, maar vraagt om zorgvuldige leverancierskeuze.
Controleer bij een extern systeem:
- Is er een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de AVG afgesloten?
- Is de toegang tot medische en niet-medische gegevens technisch gescheiden?
- Zijn meerfactorauthenticatie en versleuteling standaard ingericht?
- Welke bewaartermijnen hanteert de leverancier, en sluiten die aan op uw eigen beleid?
- Kan het systeem een exportbestand leveren dat direct bruikbaar is voor het RIV?
Pro-tip: Vraag bij elke nieuwe verzuimsoftware om een voorbeeldexport voordat u tekent: zo ziet u meteen of medische en administratieve velden gescheiden blijven.
Voor concrete sjablonen, zoals een standaard ziekmeldingsformulier en een checklist voor het personeelsdossier, biedt onze praktische gids voor personeelsadministratie direct toepasbare voorbeelden.
Wie is verantwoordelijk: werkgever, bedrijfsarts, werknemer en UWV
Verzuimbegeleiding werkt alleen goed als elke partij zijn eigen rol kent. Rolverwarring is een van de meest voorkomende oorzaken van gemiste termijnen en privacy-incidenten.
- Werkgever: registreert niet-medische verzuimgegevens, betaalt het loon door volgens de wettelijke regels en coördineert de re-integratie samen met de werknemer.
- Bedrijfsarts of arbodienst: stelt de probleemanalyse op, beheert het medisch dossier en geeft het actuele oordeel dat als basis dient voor het RIV.
- Werknemer: werkt mee aan redelijke re-integratieverzoeken, verschijnt bij afspraken met de bedrijfsarts en machtigt waar nodig gegevensuitwisseling.
- UWV: ontvangt de 42e-weekmelding, beoordeelt het RIV bij de WIA-aanvraag en kan bij pgb-situaties aangepaste regels toepassen.
Veelgemaakte fouten en hoe u ze direct herstelt
De meeste problemen ontstaan niet door kwade opzet, maar door haast of onwetendheid over de grenzen van wat u mag vastleggen.
- Medische gegevens belanden in het reguliere personeelsdossier in plaats van bij de bedrijfsarts.
- De ziekmelding wordt te laat doorgegeven aan de arbodienst, waardoor de probleemanalyse in week 6 niet op tijd klaar is.
- Het RIV bij de WIA-aanvraag is incompleet, zonder actueel oordeel of zonder ondertekende plannen van aanpak.
- Er is geen verwerkersovereenkomst afgesloten met de leverancier van het verzuimsysteem.
Herstel begint met een audit van uw lopende verzuimdossiers: controleer per dossier of alle documenten compleet en op tijd zijn, en vraag zo nodig een hersteltermijn aan bij het UWV voordat een sanctie definitief wordt. Train leidinggevenden structureel in wat zij wel en niet mogen vragen bij een ziekmelding.
Pro-tip: Leg een vaste jaarlijkse controle in uw agenda om verzuimdossiers te toetsen op volledigheid, nog voordat het UWV daar zelf naar vraagt.
Hoe Smart ZZP werkgevers ontzorgt bij verzuimadministratie
Wij kunnen ondersteuning bieden bij salarisadministratie en het beheer van personeelsdossiers, en adviseren over bewaartermijnen en verwerkersovereenkomsten zodat uw verzuimregistratie binnen de AVG blijft. Via integraties met boekhoudsoftware zoals Yuki en Exact Online wordt loondoorbetaling en administratie synchroon gehouden, met een vaste contactpersoon. Dat loont vooral zodra verzuim langer duurt dan een paar weken en de administratieve druk toeneemt.
Wat de meeste werkgevers onderschatten aan verzuimregistratie
De meeste adviezen over verzuimregistratie focussen op termijnen en formulieren, en dat is terecht, want gemiste deadlines kosten geld. Maar de grootste risico's die wij in de praktijk zien, zitten niet in het proces: ze zitten in wat werkgevers per ongeluk vastleggen. Een goedbedoelde notitie over "burn-out klachten" in een Excel-bestand is al een overtreding, ook als de termijnen daarna perfect worden gehaald.
Conventionele checklists behandelen privacy als een bijzaak naast de poortwachtertermijnen. Wij draaien die volgorde liever om: regel eerst wie welke gegevens mag zien en vastleggen, en bouw daar pas de termijnbewaking op. Een werkgever die de AVG-grenzen scherp heeft, maakt vrijwel automatisch minder fouten in het proces, omdat duidelijke scheiding van verantwoordelijkheden ook duidelijkheid geeft over wie waar verantwoordelijk voor is.
Prioriteer dus niet de poortwachterkalender als eerste project, maar de vraag wie in uw organisatie welke verzuimgegevens mag inzien.
— Smartzzp
Verzuimadministratie uitbesteden aan Smart ZZP
Twijfelt u of uw verzuimdossiers en loonverwerking kloppen? Wij nemen uw salarisadministratie en personeelsdossierbeheer over, met vaste maandprijzen vanaf € 80 per maand via SmartZZP Start.
Bekijk het volledige dienstenoverzicht op Smartzzp en vraag een vrijblijvend kennismakingsgesprek aan.
Veelgestelde vragen
Wat zijn de nieuwe regels voor ziekteverzuim in 2026?
Sinds 27 maart 2026 geldt het advies van de bedrijfsarts als leidend bij de RIV-toets van het UWV, wat werkgevers meer rechtszekerheid geeft bij re-integratieverordeningen, zoals de Rijksoverheid meldt. Daarnaast hebben pgb-zorgverleners met een arbeidsovereenkomst sinds 1 januari 2026 recht op 104 weken loondoorbetaling bij ziekte, aldus de Rijksoverheid.
Wat zijn de verplichtingen van een werkgever bij verzuim?
U moet de ziekmelding registreren, loon doorbetalen volgens de wettelijke regels en de stappen van de Wet verbetering poortwachter volgen, met de probleemanalyse uiterlijk in week 6 en het plan van aanpak uiterlijk in week 8. U mag daarbij alleen niet-medische gegevens vastleggen; medische informatie blijft bij de bedrijfsarts, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens aangeeft.
Is een verzuimgesprek verplicht?
Een gesprek met de werknemer tijdens verzuim is niet als zodanig wettelijk verplicht, maar de probleemanalyse en het plan van aanpak binnen de poortwachterstermijnen vereisen in de praktijk overleg tussen werkgever, werknemer en bedrijfsarts. Zonder dat overleg kunt u de verplichte documenten doorgaans niet tijdig en volledig opstellen.
Is een verzuimprotocol verplicht?
Een verzuimprotocol is niet wettelijk verplicht, maar wordt door de KVK sterk aangeraden omdat het helpt om de stappen van de Wet verbetering poortwachter consistent te volgen. Een protocol voorkomt onduidelijkheid over meldtermijnen, verantwoordelijkheden en de omgang met verzuimgegevens.
Bronnen
- Advies bedrijfsarts wordt leidend bij re-integratietoets zieke werknemer | Rijksoverheid
- Registratie in een verzuimsysteem | Autoriteit Persoonsgegevens
- Werkwijzer poortwachter | UWV
- Wat is een verzuimprotocol en is het verplicht? | KVK