Pinbetalingen boek je in twee stappen. Eerst boek je de verkoop op een tussenrekening "Pinbetalingen", gesplitst naar btw-tarief. Later, als het geld van je bank of betaalprovider binnenkomt, boek je de bijschrijving op de bank en tegen dezelfde tussenrekening. Hield je provider kosten in, dan boek je dat verschil als bankkosten. Klopt alles, dan staat de tussenrekening weer op nul. Hieronder lees je hoe dat werkt met een rekenvoorbeeld, welke overzichten je nodig hebt en hoe je terugbetalingen, chargebacks en uitbetalingen na de maandgrens verwerkt.
Kort samengevat
- Gebruik een tussenrekening "Pinbetalingen" onder de liquide middelen. Zo staan omzet en geldstroom los van elkaar en zie je direct wat er nog moet binnenkomen.
- Boek de omzet op de dag van de verkoop, op basis van je kassa-uitdraai, en splits die naar btw-tarief.
- Boek de uitbetaling van je provider tegen de tussenrekening. Het verschil tussen het gepinde en het bijgeschreven bedrag zijn meestal transactiekosten: die boek je als bankkosten.
- Stem elke uitbetaling af op de batch van je betaalprovider, met verkopen, terugbetalingen, kosten en chargebacks apart.
- Een saldo op de tussenrekening aan het eind van de maand is normaal als de uitbetaling nog onderweg is. Een saldo dat blijft staan, moet je uitzoeken.
Inhoudsopgave
- Waarom je een tussenrekening Pinbetalingen gebruikt
- Welke overzichten je nodig hebt
- Stap voor stap: een dag pinomzet boeken
- Transactiekosten en de netto-uitbetaling
- Btw op pinomzet
- Afstemmen met bank, kassa en verkoopadministratie
- Uitbetalingen na de maand- of jaargrens
- Terugbetalingen, chargebacks en verschillen
- Pinbetalingen bij facturen
- Onze kijk op pinbetalingen in de administratie
- Liever geen tussenrekeningen afstemmen?
- Veelgestelde vragen
- Bronnen
Waarom je een tussenrekening Pinbetalingen gebruikt
Bij contant geld vallen verkoop en ontvangst samen: de klant betaalt en het geld ligt in de la. Bij een pinbetaling niet. De klant betaalt vandaag, maar het geld komt pas morgen of over een paar dagen op je zakelijke rekening. Vaak ook niet per transactie, maar als één bedrag voor een hele dag of week, met de kosten er al af.
Boek je de pinomzet pas als het geld binnenkomt, dan gaat er van alles mis. Je omzet valt in de verkeerde dag of maand, de btw klopt niet met je kassa en je ziet niet meer welke verkopen bij welke bijschrijving horen. De oplossing is een tussenrekening, ook wel kruispost genoemd. Je voegt in je rekeningschema een rekening "Pinbetalingen" toe onder de liquide middelen. Die rekening vangt alles op wat de klant al heeft betaald, maar wat nog niet op je bankrekening staat.
Het principe is simpel:
- Bij de verkoop boek je de omzet en de btw, met als tegenrekening Pinbetalingen. De tussenrekening krijgt een debetsaldo: geld dat je nog tegoed hebt.
- Bij de uitbetaling boek je het bedrag op Bank en haal je het van Pinbetalingen af.
- Na de afstemming staat de tussenrekening op nul, of precies op het bedrag dat nog onderweg is.
Wil je de begrippen debet, credit en kruispost nog eens rustig nalezen, dan helpt ons overzicht met boekhoudkundige termen uitgelegd.
Welke overzichten je nodig hebt
Pinbetalingen boek je nooit op gevoel. Je hebt drie bronnen nodig, en ze moeten met elkaar kloppen.
- De kassa-uitdraai of dagafsluiting (Z-rapport). Hierop staat de omzet van de dag, gesplitst naar betaalwijze (pin, contant, eventueel cadeaubon) en naar btw-tarief. Dit is de basis voor je omzetboeking.
- Het uitbetalingsoverzicht van je betaalprovider of bank. Hierop zie je per uitbetaling welke transacties erin zitten, welke kosten zijn ingehouden en of er terugbetalingen of chargebacks zijn verrekend.
- Je bankafschrift. Hier zie je het bedrag dat werkelijk is bijgeschreven, met datum en omschrijving.
Werk je met facturen in plaats van een kassa, zoals veel fysiotherapeuten, fotografen en tandartspraktijken, dan vervangt je verkoopadministratie de kassa-uitdraai. Je ziet dan per factuur dat die met pin is voldaan.
Vergeet de kassa zelf niet. Volgens de Belastingdienst is het kassasysteem onderdeel van je administratie en moet het transacties juist en volledig vastleggen. Bewaar de dagrapporten daarom samen met de rest van je administratie, niet in een schoenendoos achter de bar.
Stap voor stap: een dag pinomzet boeken
We nemen een voorbeeld uit de horeca. Een lunchroom sluit de dag af met € 1.090 aan pinomzet. Volgens het Z-rapport is € 654 daarvan eten (laag tarief, 9%) en € 436 drank met hoog tarief (21%). De bedragen zijn inclusief btw.
- Reken de bedragen exclusief btw uit. Eten: € 654 / 1,09 = € 600 omzet en € 54 btw. Drank: € 436 / 1,21 = € 360 omzet en € 76 btw.
- Boek de dagomzet met de kassa-uitdraai als bewijsstuk:
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Pinbetalingen (tussenrekening) | € 1.090,00 | |
| Omzet laag tarief | € 600,00 | |
| Te betalen btw laag tarief | € 54,00 | |
| Omzet hoog tarief | € 360,00 | |
| Te betalen btw hoog tarief | € 76,00 |
- Wacht op de uitbetaling. De tussenrekening staat nu op € 1.090 debet.
- Boek de bijschrijving. Stel dat de provider de volgende dag € 1.085,20 overmaakt en € 4,80 aan transactiekosten heeft ingehouden (een fictief bedrag voor dit voorbeeld):
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Bank | € 1.085,20 | |
| Bankkosten / transactiekosten | € 4,80 | |
| Pinbetalingen (tussenrekening) | € 1.090,00 |
- Controleer het saldo. De tussenrekening staat weer op nul. Klaar.
Mix je pin en contant op één dag, boek dan het contante deel tegen Kas en het pindeel tegen Pinbetalingen. Zo kun je beide rekeningen apart afstemmen.
Transactiekosten en de netto-uitbetaling
De meeste betaalproviders maken niet het volle bedrag over. Ze houden hun kosten direct in en storten het nettobedrag. Dat is precies waar veel administraties scheef gaan lopen: de ondernemer boekt alleen de bijschrijving als omzet en mist zo zowel een deel van de omzet als de kosten.
De regel is: de omzet is het bedrag dat de klant heeft betaald, niet wat jij ontvangt. Het verschil tussen het gepinde bedrag en het bijgeschreven bedrag verwerk je als bankkosten. Op die manier klopt je omzet met je kassa, klopt je btw met je omzet en zie je in je resultatenrekening wat pinnen je per jaar kost.
Een paar praktische punten:
- Kosten per maand gefactureerd? Sommige providers storten het volle bedrag en sturen aan het eind van de maand een aparte factuur of incasso voor de kosten. Dan boek je de uitbetaling volledig tegen Pinbetalingen en de factuur apart als kosten.
- Huur van de pinautomaat is geen transactiekost. Boek die apart, bijvoorbeeld als huur of abonnementskosten, zodat je kosten per transactie zuiver blijven.
- Kijk op de factuur van je provider of er btw op staat. Alleen btw die echt op de factuur staat, kun je als voorbelasting meenemen.
Btw op pinomzet
Voor de btw maakt het niet uit hoe de klant betaalt. Pin, contant of tikken met de telefoon: de btw hoort bij de levering of dienst, en het tarief hangt af van wat je verkoopt. Daarom splits je de pinomzet met de kassa-uitdraai naar btw-percentage, zoals in het voorbeeld hierboven. Wie de grondslag van de belasting zelf nog eens wil opfrissen, vindt een korte uitleg over btw als belasting die het systeem van voorbelasting en afdracht helder neerzet.
Drie dingen om op te letten:
- Gebruik nooit het uitbetaalde bedrag als basis voor de btw. Dat is na aftrek van kosten en levert dus te weinig af te dragen btw op.
- Boek de omzet in het tijdvak van de verkoop. Een verkoop op 31 maart hoort in het eerste kwartaal, ook als het geld op 2 april binnenkomt.
- Let op vrijgestelde omzet. Een psycholoog of fysiotherapeut met vrijgestelde zorgprestaties kan naast die zorg ook belaste verkopen hebben, zoals producten aan de balie. Houd die in de kassa of het factuurprogramma apart. Twijfel je of een prestatie onder de vrijstelling valt, leg het dan voor aan je boekhouder of fiscalist voordat je de aangifte indient.
Goed om te weten: betaalproviders leveren sinds 2024 onder de Europese CESOP-regels gegevens over grensoverschrijdende betalingen aan de Belastingdienst. Verkoop je online aan klanten in andere EU-landen, dan is een sluitende aansluiting tussen je pin- en kaartbetalingen en je btw-aangifte dus nog belangrijker.
Afstemmen met bank, kassa en verkoopadministratie
Boeken is één ding, afstemmen het andere. Pas als de tussenrekening sluit, weet je zeker dat je omzet compleet is. Het handigst is om per uitbetaling af te stemmen, want de uitbetaling van je provider is de natuurlijke eenheid om je boekhouding sluitend te maken. Splits elke uitbetaling op in bruto betalingen, terugbetalingen, kosten, chargebacks en correcties en koppel die aan de juiste regel op je bankafschrift.
Een werkbare routine ziet er zo uit:
- Dagelijks: boek het Z-rapport en controleer dat het pintotaal overeenkomt met het dagtotaal van je pinautomaat.
- Bij elke bijschrijving: zoek in het uitbetalingsoverzicht welke dagen erin zitten en letter de bijschrijving af tegen die dagboekingen.
- Wekelijks: bekijk het saldo van de tussenrekening. Het moet gelijk zijn aan de omzet van de dagen die nog niet zijn uitbetaald.
- Maandelijks: maak een lijst van alle open posten op de tussenrekening en verklaar elk bedrag.
Moderne boekhoudpakketten kunnen bankregels automatisch herkennen en voorstellen doen voor de koppeling. Dat scheelt veel handwerk, maar alleen als je rekeningschema en tussenrekening goed zijn ingericht. Hoe pakketten zich op dat punt van elkaar onderscheiden, zie je in dit overzicht van boekhoudsoftware voor wervingsbureaus. Meer over een digitale werkwijze die controleerbaar blijft, lees je in ons artikel over online administratie voor zzp'ers.
Uitbetalingen na de maand- of jaargrens
Pin je op de laatste dag van de maand, dan komt het geld vaak pas in de volgende maand binnen. Dat is geen probleem, zolang je de tussenrekening gebruikt. Het bedrag blijft als openstaand saldo op de tussenrekening staan. Je omzet staat zo in de juiste maand, terwijl het geld pas in de volgende maand op de bank verschijnt.
Bij de jaarafsluiting werkt het net zo. Een saldo op 31 december is een vordering op je betaalprovider en komt op de balans onder de liquide middelen. In januari valt het weg tegen de eerste uitbetaling. Zorg dat je op de balansdatum een specificatie hebt: welke dagen, welke bedragen, en wanneer kwam het geld binnen. Dat maakt het jaarwerk een stuk sneller.
Terugbetalingen, chargebacks en verschillen
Niet elke pinbetaling blijft staan. Zo verwerk je de uitzonderingen.
Terugbetaling aan de klant (refund). Een klant brengt iets terug en je betaalt het bedrag terug op zijn pas. Boek dit als negatieve omzet met de bijbehorende btw, tegen de tussenrekening Pinbetalingen. Staat de refund op je Z-rapport, dan zit hij al in je dagboeking. Verrekent je provider hem met een latere uitbetaling, dan zie je dat terug in het uitbetalingsoverzicht.
Chargeback. Hier draait de bank van de klant de betaling terug, bijvoorbeeld bij een betwiste transactie. Je provider haalt het bedrag van een uitbetaling af, soms met extra kosten. Boek het teruggehaalde bedrag tegen de tussenrekening en als vordering of correctie op de verkoop. Win je de betwisting, dan keer je die boeking terug. Verlies je hem, dan corrigeer je de omzet en btw definitief. De chargebackkosten boek je als bankkosten. Bewaar de correspondentie bij de boeking.
Verschillen zonder verklaring. Komt de tussenrekening niet op nul uit, zoek dan in deze volgorde: een gemiste dag of dubbel geboekt Z-rapport, een refund die niet op de kassa staat, kosten die niet zijn geboekt, een afronding of een betaling die in een andere batch zit. Kleine verschillen boek je niet zomaar weg. Een verschil dat steeds terugkomt, wijst op een fout in je werkwijze. In ons artikel over administratiefouten bij zzp'ers lees je welke fouten we het vaakst tegenkomen.
Pinbetalingen bij facturen
Niet iedereen werkt met een kassa. Een fotograaf die na de shoot de factuur direct laat pinnen, of een mondhygiënist die aan de balie afrekent, boekt eerst de factuur: debiteuren aan omzet en btw. Wordt die factuur met pin voldaan, dan kies je bij de betaling de rekening Pinbetalingen in plaats van Bank. De debiteur staat daarmee op betaald. Komt de bijschrijving binnen, dan boek je die op Bank en haal je hem van Pinbetalingen af, net als bij de kassaroute.
Het voordeel: je debiteurenlijst blijft kloppen, ook als het geld er nog niet is. Je jaagt dus niet achter een klant aan die allang heeft betaald.
Onze kijk op pinbetalingen in de administratie
Pinbetalingen lijken een klein onderdeel van de boekhouding, maar in de praktijk zien we hier vaak waar een administratie gaat schuiven. Bij horeca, retail en taxi gaat het om tientallen of honderden transacties per week, en één gemiste dag valt pas maanden later op.
Daarom richten we bij nieuwe klanten de tussenrekening, de koppeling met de bank en de verwerking van het Z-rapport meteen goed in. We werken met Yuki en Exact Online, waarin bankregels automatisch worden ingelezen en voorgesteld. Een vaste boekhouder kijkt mee en stemt de tussenrekening af, zodat je omzet, btw en kosten met elkaar kloppen voordat de aangifte de deur uitgaat.
Onze ervaring: wie dit vanaf de eerste maand strak regelt, heeft bij de jaarafsluiting geen verrassingen en weet precies wat pinnen kost.
Smartzzp
Liever geen tussenrekeningen afstemmen?
Wil je je bezighouden met je gasten, patiënten of klanten in plaats van met Z-rapporten en uitbetalingsoverzichten? Smartzzp verzorgt je volledige boekhouding en btw-aangiftes tegen een vaste maandprijs. Onze pakketten beginnen bij SmartZZP Start, vanaf € 80 per maand, en lopen via Groei (vanaf € 125) en Plus (vanaf € 175) tot Pro (vanaf € 225 per maand).
Je krijgt een vaste boekhouder, realtime inzicht in je cijfers en ervaring met sectoren waar veel gepind wordt, zoals horeca, detailhandel en personenvervoer. Bekijk de pakketten en tarieven van Smartzzp of lees meer over onze financiële administratie.
Veelgestelde vragen
Mag ik pinbetalingen direct op de bank boeken, zonder tussenrekening?
Dat kan als je weinig transacties hebt en elke betaling los en volledig binnenkomt. Zodra je provider bedragen bundelt of kosten inhoudt, raak je het overzicht kwijt en klopt je omzet niet meer met je kassa. Met een tussenrekening houd je omzet en geldstroom gescheiden en kun je elke uitbetaling controleren.
Onder welke rubriek hoort de rekening Pinbetalingen?
Onder de liquide middelen op de balans, naast Kas en Bank. Het saldo is geld dat je klanten al hebben betaald en dat onderweg is naar je rekening. Aan het eind van het jaar is het een vordering op je betaalprovider.
Hoe boek ik de kosten van mijn pinautomaat?
Transactiekosten die je provider inhoudt op de uitbetaling boek je als bankkosten, als verschil tussen het gepinde en het bijgeschreven bedrag. Vaste kosten zoals huur of een abonnement voor de pinautomaat boek je apart. Zo zie je wat pinnen je per transactie en per maand kost.
Wat doe ik als mijn tussenrekening niet op nul uitkomt?
Kijk eerst of er een uitbetaling onderweg is, want dan is een saldo normaal. Blijft het staan, zoek dan naar een gemiste of dubbele dagboeking, een refund, niet geboekte kosten of een chargeback. Lukt het niet om het verschil te verklaren, laat je boekhouder meekijken voordat je de btw-aangifte indient.
Bronnen
- Het kassasysteem in uw bedrijf, Belastingdienst
- PSP-CESOP: EU-richtlijn voor gegevensuitwisseling betalingsdienstaanbieders, Belastingdienst
- Wat is betalingsaflettering?